Aprenda a organizar o reembolso de despesas de viagens

Por Equipe ESPP
em 25 de junho de 2018
Aprenda a organizar o reembolso de despesas de viagens

Para aumentar as receitas, não existe fórmula mágica. É preciso estabelecer um canal direto com compradores e parceiros para gerar novos negócios. Essa necessidade leva muitas empresas a ter as viagens corporativas como um dos seus principais recursos. No entanto, esse tema traz consigo algumas dúvidas. E, entre elas, está a organização do reembolso de despesas.

Como sabemos, não são poucos os custos envolvidos nos deslocamentos. Na conta, podemos colocar: combustíveis, passagens aéreas, diárias de hotel, alimentação, telefone, internet, entre outros. Se controlar os gastos de uma pessoa já é difícil, imagina de um departamento inteiro!

Mas a questão não para por aí. Entender as implicações legais, criar políticas para reduzir os desembolsos e engajar os funcionários são fundamentais para que as viagens a trabalho sejam práticas eficazes. E você, está à procura de respostas? Confira o texto a seguir!

Reembolso de despesas é o mesmo que diárias de viagem?

Antes de seguirmos adiante, é preciso deixar claro que o reembolso de despesas é diferente das diárias de viagem. No primeiro caso, os representantes de vendas ficam responsáveis por bancar os custos do próprio bolso e prestar contas futuramente. Ao fazer isso, é necessário guardar os comprovantes e levá-los ao setor responsável pelos ressarcimentos.

Já as diárias são antecipações dos valores que deverão ser usadas para a execução das tarefas. Aqui, o colaborador recebe o dinheiro adiantado conforme um determinado limite. Embora cada empregador tenha uma política própria, o mais comum é que, se houver excedentes, as sobras fiquem com os representantes.

É importante destacar ainda que, nas duas situações, o montante não é considerado parte da folha de pagamento. Portanto, não há incidência de Imposto de Renda e recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Isso porque as viagens corporativas são consideradas parte do exercício da função, que inclui as visitas aos prospects, o tempo de espera em rodoviárias e aeroportos e o deslocamento em si.

Qual é o problema do reembolso de despesas?

Até aqui, explicamos que o reembolso de despesas está diretamente ligado à comprovação dos custos. E é aí que os problemas começam a aparecer. Isso porque o arquivamento de notas exige disciplina tanto dos vendedores quanto do departamento financeiro, que deverão guardar os dados e fazer os cálculos corretamente. Logo, se ocorrer perda dos papéis por uma das partes, o estorno ficará comprometido e a insatisfação será grande.

Essa questão, aliás, ganha dimensões maiores quando eles ocorrem em dinheiro vivo. Afinal, não podemos esquecer que é normal o fato de muitos representantes não possuírem conta em banco. A desbancarização traz dificuldades para o financeiro das empresas, que precisam de dinheiro em caixa para atender os funcionários, além de gerar insegurança no saque e entrega de notas, as quais podem ser roubadas ou desviadas.

Mas isso não é tudo. Os locais que não possuem um teto de gastos e políticas claras de devolução correm o risco de demonstrar aos representantes que os cofres estão sempre abertos para o uso em viagens. Como assim? Quando a companhia deixa de definir o que são e o que não são custos a serem ressarcidos, hipoteticamente, os profissionais podem usar o quanto quiser em almoços e hospedagem, já que o reembolso de despesas é certo.

Mas existe o outro lado também. Companhias com processos muito burocráticos e políticas confusas desmotivam os funcionários e aumentam a rotatividade. Afinal, ninguém quer ficar num lugar em que há muitas etapas e falta de transparência nas regras para o retorno do dinheiro.

Como otimizar o reembolso de despesas?

Você deve estar pensando agora de que forma garantir os estornos sem comprometer o caixa e a produtividade dos colaboradores. Para isso, existem práticas que, se forem bem aplicadas, mudarão por completo a sua gestão financeira. Veja quais são:

Defina os gastos a serem pagos

Tenha claro para você e os seus vendedores quais são os itens e os serviços que serão ressarcidos. Liste cada um deles e distribua em panfletos, murais e e-mail. Em geral, as coberturas englobam passagens, combustível, transportes — táxi, ônibus, Uber, etc. —, alimentação e hospedagem.

Na maioria das vezes, não estão incluídos nessa relação: guloseimas, bebidas alcoólicas e lembranças da cidade. Tudo depende do que fizer mais sentido para o seu negócio.

Crie políticas de ressarcimento

Feito isso, o próximo passo é estabelecer os procedimentos para a realização dos estornos. Crie um padrão para a entrega das notas de acordo com as necessidades do setor contábil, como o registro da data, do local e do CNPJ do prestador de serviços, os quais devem estar junto com os comprovantes.

Além disso, mantenha prazos para a entrega dos documentos e para o pagamento dos valores.

Incentive a organização prévia das viagens

Evite que os funcionários gastem mais que o necessário. Crie processos para que as viagens sejam planejadas e as reservas ocorram com antecedência. Assim, você incentivará boas práticas para o uso dos recursos, entre os quais estão: pesquisa prévia de hotéis, passagens e aluguel de veículos. Mas não fique só nisso. Compartilhe planilhas de controle de despesas para documentar os gastos individuais e assim calcular o retorno sobre o investimento (ROI).

Faça uma previsão orçamentária

Depois de seguir esses passos, use as informações coletadas para criar uma previsão orçamentária, o que é possível somente por meio do levantamento de dados relativos aos padrões de desembolso de cada vendedor. A partir dos custos diários, conforme a cidade e a região de destino, estabeleça um limite a ser usado para cada um dos itens.

Digitalize o reembolso de despesas

Apesar da possibilidade de realizar todo esse processo de forma manual, esse método de registro é mais demorado e sujeito a erros. Sem dúvida, as maiores riscos das companhias que trabalham assim são: as falhas de registro manual; a perda dos comprovantes, impossibilitando o estorno; e a devolução dos valores em dinheiro, o que é pouco prático e perigoso.

Para resolver esse problema, a saída é recorrer à digitalização da gestão financeira para a área de vendas. E uma das maneiras mais simples de fazer isso é por meio dos cartões pré-pagos. Com eles, o colaborador e a empresa controlam os gastos da viagem sem precisar armazenar recibos de papel e garantem o recebimento das despesas com segurança e praticidade.

E você, como lida com essa situação na sua empresa? Conte a sua experiência nos comentários!

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Equipe ESPP

Somos a unidade de negócios de soluções pré-pagas do grupo Edenred, uma empresa global com mais de 660 mil empresa-clientes, com 41 milhões de usuários. Oferecemos soluções rápidas, customizadas e de baixo custo em processamento de cartões pré-pagos, com inovação tecnológica e foco em diferentes necessidades de empresas, lojistas e usuários.

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