As viagens corporativas são fundamentais para empresas que querem expandir as operações e ganhar market share. Mas, a necessidade de organização financeira faz com que os negócios de qualquer tamanho busquem por alternativas para as políticas de reembolso. E, entre elas, está o uso do cartão recarregável.
Ficar em dúvida entre os dois é comum, já que são as soluções mais adotadas. Mas, qual delas é a mais vantajosa? Para responder a essa pergunta, colocamos na balança os prós e contras de cada uma para você fazer a melhor escolha. Confira!
Reembolso X Organização financeira
A forma mais usada de reembolso costuma ser o pagamento após o preenchimento de planilhas on-line ou de formulários escritos, que são compartilhados pelo setor financeiro com a equipe de vendas.
Depois de cada colaborador registrar as despesas e entregar os comprovantes, cabe ao departamento conferir e validar as notas. E é exatamente aí que os problemas começam a surgir.
Primeiro, porque, para o controle funcionar de verdade, é preciso que todos os recibos sejam entregues, o que nem sempre ocorre. Muitas vezes esses recibos se perdem no caminho, a impressão perde a cor ou o papel sofre danos, o que pode fazer o funcionário ficar sem o reembolso. E, segundo, pelo fato de o método exigir muito esforço da contabilidade, que demanda a alocação de recursos humanos apenas para esse fim.
Sem a devida comprovação dos custos, não há a obrigação de reembolso do funcionário. Na prática, porém, se isso ocorrer, há dois possíveis efeitos negativos sobre o seu negócio.
Se você não pagar os trabalhadores, criará mal-estar e insatisfação na empresa. Mas, se o seu negócio for Simples ou Empresa de Lucro Presumido e bancar as despesas, as pessoas se sentirão livres para gastar como quiser, o que incentivará o uso indevido do dinheiro – que vai contra a política de reembolso – ou mesmo fraudes.
Cartão recarregável X Fraudes na empresa
O cartão recarregável, no entanto, evita possíveis desvios em viagens corporativas e outras operações.
Isso porque, ao contrário dos grandes volumes de dinheiro, que são detectados com facilidade, o uso impróprio em gastos com hotel, alimentação e combustíveis são difíceis de serem identificados, já que são relativamente baixos.
Dessa forma, a possibilidade de adulteração dos comprovantes aumenta, assim como as despesas com reembolsos. Mas, com o cartão recarregável, esse problema inexiste, porque é possível rastrear os passos de cada colaborador e “bater” os gastos e as notas com mais agilidade.
E não é só isso. Os recursos oferecem a possibilidade de supervisionar as despesas em diferentes setores e atividades da empresa, a rastrear o dinheiro e a estabelecer tetos a partir das médias de gastos, além de segmentar o uso dos cartões em estabelecimentos específicos, como só em restaurantes ou só em hotéis.
Reembolso X Custos
Digamos que, pelos critérios de contratação da sua empresa, a confiança seja total no time de vendas, o que afasta a preocupação com possíveis desvios. Porém, ainda assim, a política de reembolso poderá onerar a operação – e nós explicamos por quê.
Vamos imaginar que o financeiro adote um sistema de planilha de gastos. Mesmo com esse controle, ainda será preciso colocar uma pessoa da equipe para conferir de forma manual cada nota entregue para examinar os dados oferecidos pelo colaborador.
Aí, percebemos um desperdício de recursos humanos, que poderiam ser empregados em funções estratégicas em vez de operacionais.
No entanto, há ainda um outro custo em potencial, que é o do erro humano. Seja o vendedor ou a contabilidade, qualquer um pode indicar valores acima do real, o que demandará a repetição dos cálculos, a conferência das notas e, claro, mais tempo de trabalho. Sem contar no desgaste que a situação gerará entre as equipes.
Cartão recarregável X Controle de despesas
Todo o processo que descrevemos até aqui apresenta dois dos maiores obstáculos para o crescimento das empresas: a burocracia e o desperdício de recursos, tanto financeiros quanto humanos.
No entanto, ao usar o cartão recarregável, esses problemas são evitados. Tudo por meio da automatização dos pagamentos.
Como dissemos, a validação manual exige organização para guardar os recibos, já que eles podem se perder ou danificar-se devido ao armazenamento. Com o cartão recarregável, porém, os gastos são registrados na hora do pagamento, o que permite a documentação e o acompanhamento em tempo real por meio dos aplicativos.
Aliás, um efeito colateral trazido pelo uso dessa ferramenta é o maior respeito às políticas de reembolso. Isso porque com a catalogação, será mais difícil para o colaborador justificar despesas irregulares.
Reembolso x Diária de viagem
Um ponto que deve ser levado em conta, aliás, é que o reembolso é diferente da diária de viagem.
Enquanto o primeiro trata-se do estorno pelos valores utilizados, o segundo é uma antecipação dos gastos pelo colaborador.
Mas, mesmo sendo diferentes entre si, ambos apresentam problemas parecidos.
Quando retornamos o valor, por exemplo, além de tudo o que apontamos por aqui, há ainda o risco da demora para o pagamento, o que é um fator a mais de reclamações entre os vendedores.
Já as diárias podem até ser boas para os funcionários, já que eles não usam do próprio dinheiro para gastos corporativos, mas muitas vezes são ruins para a organização financeira, porque é possível que a quantia entregue esteja acima do necessário, ou que haja dificuldade para comprovar as despesas.
Embora cada local tenha a sua preferência, o fato é que, nos dois casos, o cartão corporativo pode ser usado como forma de controle e de digitalização dos processos.
Por meio da ferramenta, não é preciso armazenar recibos, há rapidez e economia no pagamento de diárias e reembolso – já que eliminam-se as transferências bancárias – e os vendedores ficam mais seguros, porque não têm de andar com folhas de cheque ou maços de dinheiro.
Conclusão
Como podemos perceber, os cartões corporativos são uma opção para baratear e organizar o reembolso e o pagamento de diárias de viagens. No entanto, para que sejam instrumentos efetivos na organização financeira, é necessário que exista um monitoramento constante das despesas e a implementação de políticas de controle de gastos.
Estabelecer tetos, criar regras para o uso dos cartões, realizar auditorias frequentes e manter datas específicas para pagar as faturas são algumas das atitudes fundamentais para que a implantação traga benefícios para o seu negócio.
E você, está preparado para embarcar nessa mudança e adotar um cartão recarregável? Entre em contato com um consultor da Edenred e tire todas as dúvidas!
