Dados não mentem: como evitar fraudes com inteligência

Por Equipe ESPP
em 21 de março de 2018
Dados não mentem: como evitar fraudes com inteligência

Ser responsável pela gestão financeira de uma empresa exige muita responsabilidade. É preciso cuidar dos gastos, administrar o lucro e, principalmente, evitar fraudes. Este último quesito, aliás, tira o sono de muitos profissionais.

Somente no Brasil, 7 em cada 10 instituições tiveram problemas com isso em 2016. Os dados fazem parte do Relatório Global de Fraude e Riscos, elaborado pela Kroll. O estudo apontou, ainda, que as perdas com golpes correspondem a 1,7% das receitas das corporações.

Mas os prejuízos vão além da questão financeira. Essas situações podem manchar a credibilidade do gestor e do negócio, e resultar em processos na justiça (ou até no fechamento da empresa).

Então, como posso evitar fraudes em minha organização?

É preciso estar atento a alguns pontos importantes. Geralmente, a oportunidade, associada à falta de controle, cria um ambiente fértil para golpes internos.

Existem três tipos de fraudes, de acordo com uma classificação da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE):

  • demonstrações fraudulentas;
  • apropriação indevida;
  • corrupção.

A boa notícia é que a tecnologia pode ajudá-lo no combate a essa situação com inteligência.

Continue com a gente e aprenda como!

Fraude contábil: quais são suas características?

Mais à frente, falaremos sobre como evitar fraudes. Mas você sabe qual é a definição desse conceito?

É um ato executado intencionalmente que tem como objetivo prejudicar a outra parte. No campo financeiro, pode ser desde uma falsificação de gastos até a omissão de dados.

Golpistas utilizam os mais variados meios para desviar dinheiro. Porém, as empresas relatam que isso ocorre com mais facilidade no caixa pequeno ou no fundo fixo. Bons exemplos são o superfaturamento de custos com alimentação fora da corporação ou em viagem de trabalho e a falsificação de valores em notas fiscais de compras de artigos para o escritório.

A questão é que a maioria dos roubos acontece em despesas modestas. É mais ou menos como diz aquele ditado: de grão em grão, a galinha enche o papo.

Há, ainda, as fraudes ligadas a bancos, em que o funcionário conta com a conivência de gerentes. Por isso, é fundamental que sempre seja feita uma conciliação bancária. Ela vai ajudar a identificar taxas e serviços que estejam sendo cobrados indevidamente.

Especialistas afirmam que o golpe é mais difícil de ser detectado do que o erro. Isso porque o segundo ocorre de maneira involuntária e tende a deixar “rastros”. No caso do desvio, a ação é intencional, planejada e busca brechas no sistema de governança da empresa.

Tenha um controle minucioso de tudo

Perceber o sumiço de grandes quantias não é complicado. O problema é quando a fraude acontece em pequenos valores. De forma constante, é possível subtrair montantes consideráveis. Por isso, preste atenção nos mínimos detalhes. Um controle minucioso de toda a movimentação financeira da instituição pode fazer muita diferença.

Conheça bem sua equipe

Você até pode saber quem é parte de seu time, mas realmente os conhece? Avaliar as pessoas que vão ajudá-lo em atividades que envolvam dinheiro exige cuidado. O mesmo vale para que você não saia acusando alguém sem provas.

Busque informar-se sobre seus funcionários. Eles passam por problemas financeiros? Como se portaram no emprego anterior? Seus comportamentos nas redes sociais são de ostentação incondizente com suas rendas?

A análise comportamental da equipe auxilia, e muito, na prevenção a golpes. Ela ajuda, também, no remanejamento de profissionais e no aumento da produtividade.

Saiba por qual caminho passa o dinheiro

Para evitar fraudes, é fundamental que o gestor controle todo o caminho percorrido pelo dinheiro dentro da empresa. Quando necessário, verifique dados e registros de cada fase. Brechas se abrem se não houver supervisão!

Saiba quem são as pessoas responsáveis por cada atividade. Assim, fica mais fácil observar possíveis suspeitos de estarem cometendo crimes.

É recomendável, ainda, que algumas funções sejam divididas entre a equipe do setor contábil. Não concentrar todas as demandas de compra e pagamento em um único funcionário é primordial.

Não abra mão de relatórios

Reserve um dia de cada mês para analisar os relatórios de custos, despesas e receitas da instituição. Dedicar um tempo exclusivamente para isso fará com que você consiga desempenhar a tarefa com mais cuidado e atenção. Se você não domina essa área, o ideal é contratar um profissional de confiança para auxiliá-lo no exame dos dados.

Auditorias podem ser realizadas tanto pela contabilidade da corporação quanto por empresas terceirizadas. No caso de uma equipe externa, a vantagem é que não há ligação direta com os colaboradores. Assim, as análises podem ser feitas sem a interferência de qualquer vínculo emocional.

Faça da tecnologia sua aliada para evitar fraudes

Podemos dizer que esta é a dica de ouro para evitar fraudes em sua organização.

Atualmente, o mercado oferece uma série de sistemas e ferramentas que facilitam a conferência de informações: softwares de gestão, automatização do fluxo de caixa e o uso de cartões pré-pagos com dashboard de controle, por exemplo. Também é possível recorrer a antivírus, anti-hackers e anti-malwares para combater eventuais golpes financeiros.

A partir dos dados coletados com essas soluções, você consegue identificar, de forma mais certeira, qual funcionário está cometendo o delito.

No entanto, ressaltamos que nem todo erro observado na contabilidade significa uma fraude. Equívocos podem ocorrer, afinal, as pessoas estão sujeitas a falhas.

O exemplo deve vir “de cima”

A frase acima pode até soar um pouco “batida”, mas faz todo o sentido dentro de uma corporação. Infelizmente, vemos, diariamente, muitos exemplos de corrupção no país, seja na política ou em nosso próprio cotidiano. Por isso, é fundamental que o alto escalão da empresa tenha uma postura rígida em relação a este assunto.

É importante, também, adotar um código de ética e conduta bem elaborado. Isso pode ajudar o colaborador a entender qual é o posicionamento da instituição quanto a fraudes. Além disso, ele saberá quais consequências pode sofrer caso cometa esse erro.

Como sua organização lida com golpes? Você já aderiu a ferramentas tecnológicas para combater o desvio de dinheiro? Compartilhe sua experiência nos comentários!

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Equipe ESPP

Somos a unidade de negócios de soluções pré-pagas do grupo Edenred, uma empresa global com mais de 660 mil empresa-clientes, com 41 milhões de usuários. Oferecemos soluções rápidas, customizadas e de baixo custo em processamento de cartões pré-pagos, com inovação tecnológica e foco em diferentes necessidades de empresas, lojistas e usuários.

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