Como melhorar a prestação de contas em sua empresa

Por Equipe ESPP
em 21 de fevereiro de 2018
Como melhorar a prestação de contas em sua empresa

Viagens a negócio são comuns e essenciais em empresas que buscam expandir seu mercado. Até aí, é um procedimento mais do que normal no mundo corporativo. No entanto, a prestação de contas referente a esses deslocamentos é um ponto complicado para muitos gestores financeiros.

A falta de notas que comprovem as despesas é a campeã no ranking dos problemas. Mas não para por aí! Outras situações frequentes são: excesso de gastos, falta de pesquisa e de controle por parte da instituição.

Apesar disso tudo, é possível facilitar o processo de prestação de contas seguindo algumas dicas. Quer saber quais são? Confira!

Planejamento é fundamental

Quer economizar dinheiro com viagens? Então, tente ao máximo não prepará-las em cima da hora. Isso porque reservas feitas às pressas podem sair bem mais caras do que aquelas realizadas com tranquilidade, quando é possível comparar os preços.

Uma pesquisa mostrou que 68% das compras de passagens aéreas não são feitas com antecedência e que 32% dos viajantes escolhem os hotéis com as tarifas mais altas. O estudo é da Expedia, uma das maiores operadoras de turismo do mundo. No total, foram entrevistados mais de 350 executivos.

Portanto, busque montar um planejamento das viagens de sua equipe. Assim, você pode procurar pelos melhores preços de hospedagem e transporte. Analise qual o custo-benefício de cada item. Dessa forma, é possível ter uma noção mais clara dos gastos que envolvem cada deslocamento.

Crie modelos de prestação de contas

O representante ou executivo de sua empresa voltou de viagem. E agora? De que maneira ele deve prestar contas das despesas que teve?

Criar uma planilha pode ser uma boa alternativa para isso. Algumas informações importantes devem constar nesse documento. Entre elas, estão os custos com transportes e refeições. Também é fundamental detalhar o período em que o funcionário esteve em trânsito e qual foi seu destino.

O ideal é que a instituição disponha de um profissional ou equipe para cuidar desse assunto. Assim, o colaborador saberá de que forma e para quem deve apresentar todos os comprovantes de gastos.

Estabeleça regras de reembolso

Sua empresa ainda não tem uma política de reembolso? Então, este é um bom momento para pensar em estabelecer algumas regras. Lembre-se: não há gestão financeira que suporte a falta de organização.

Além disso, seus funcionários precisam entender claramente as normas. Isso inclui os valores mínimos e máximos que podem ser desembolsados, quais as datas limite para a entrega das notas fiscais e que tipos de comprovante serão aceitos.

Construa um mapa que contenha os colaboradores que mais viajam e os setores em que eles estejam alocados. Também é fundamental que a política de reembolso esteja disponível para todos e sempre atualizada.

Por fim, busque meios para divulgar essas regras. Treinamentos são uma boa alternativa porque criam um ótimo ambiente para se tirar dúvidas. Vale mais a pena perder uma hora explicando todo o regimento do que desperdiçar várias com o retrabalho de relatórios mal feitos, não é mesmo?

Conte com a ajuda de softwares

A prestação de contas pode ficar muito mais fácil quando se conta com um software eficiente. O mercado oferece uma série de ferramentas que simplificam, e muito, o gerenciamento de despesas.

O cartão pré-pago, por exemplo, é um dispositivo moderno e prático. Ao contratar um serviço de cartões pré-pagos, a empresa também disponibiliza uma plataforma de gestão em que o usuário pode monitorar todos os desembolsos em tempo real.

Outra vantagem dessa solução é a eliminação da burocracia que envolve o reembolso. O funcionário recebe o dinheiro diretamente pelo cartão, devendo apenas prestar contas do que for gasto. Sem precisar esperar longos dias para receber, as reclamações por parte dos colaboradores tendem a minimizar.

O cartão pré-pago também viabiliza relatórios precisos das despesas da equipe, o que permite uma análise mais criteriosa. Com a comparação dos gastos mês a mês, você consegue aperfeiçoar o planejamento de viagens. Sem falar que as decisões sobre o tema acabam sendo mais assertivas.

Incentive seus colaboradores

De que maneira sua empresa incentiva os funcionários a cumprir as regras de reembolso? Você pode até se perguntar o porquê disso, já que deveria ser óbvia a necessidade de cumprimento das normas. Porém, sabemos que nem todos são honestos ao informar os custos que tiveram durante uma viagem corporativa.

Um meio interessante de estímulo são os programas de bonificações para aqueles que sigam as regras à risca. À medida que a prática for adotada, os colaboradores perceberão que é vantajoso controlar os gastos. Além disso, também é uma oportunidade para deixar clara a posição da instituição em relação ao desperdício e à desonestidade. Pense nisso!

Tenha um fluxo de aprovação

Autorizar viagens sem qualquer critério pode ocasionar uma série de problemas. Não há gestão financeira que suporte o descontrole. Por isso, é fundamental que a empresa possua um fluxo de aprovação nesse sentido.

É importante que algumas questões sejam avaliadas antes da liberação de um deslocamento:

  • Ele é realmente necessário/relevante?
  • Todos os custos envolvidos estão contemplados no orçamento?
  • Foram levantados todos os gastos durante a saída do colaborador?

Ao mesmo tempo em que é preciso discutir a viagem, não se deve tornar o processo burocrático demais. Evite fazer com que o funcionário tenha que percorrer uma “via sacra” para receber um sim. Isso pode acabar desestimulando-o a buscar novos negócios para a corporação.

O ideal é que o nível hierárquico do fluxo de aprovação envolva o gestor da área solicitante, alguém de Compras e, também, do Financeiro.

Busque estar cercado de vários métodos

Quando falamos em prestação de contas, são vários os pontos que precisam de atenção. É indispensável estar atento a todos os detalhes, para que as informações sejam as mais precisas possíveis.

Use de todos os meios para facilitar esse processo. Conte com uma equipe que dê suporte no controle da prestação de contas. Tenha como aliada a tecnologia, e usufrua de toda a agilidade que ela pode oferecer para o seu negócio.

Por fim, mas não menos importante, mantenha uma rede de confiança com seus colaboradores. É fundamental que eles tenham uma cultura de contenção de gastos durante os deslocamentos.

Como ocorre esse processo em sua empresa? Compartilhe sua experiência. Deixe seu comentário!

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Equipe ESPP

Somos a unidade de negócios de soluções pré-pagas do grupo Edenred, uma empresa global com mais de 660 mil empresa-clientes, com 41 milhões de usuários. Oferecemos soluções rápidas, customizadas e de baixo custo em processamento de cartões pré-pagos, com inovação tecnológica e foco em diferentes necessidades de empresas, lojistas e usuários.

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