Como otimizar tempo na gestão financeira

Por Equipe ESPP
em 14 de março de 2018
Como otimizar tempo na gestão financeira

Otimizar tempo na gestão financeira é um desafio que muitos executivos precisam enfrentar no dia a dia. Este assunto também é um problema para você? Se sim, a boa notícia é que existe uma maneira de potencializar a administração de sua empresa.

A informatização é a melhor companheira de uma gestão financeira eficiente e de sucesso. Isso porque ela traz uma série de facilidades que métodos manuais não podem oferecer. Entre as que podemos citar, estão:

  • segurança de dados;
  • organização de documentos;
  • automatização de processos;
  • corte de gastos.

Quer saber no que mais a automatização da gestão financeira pode ajudar seu negócio? Confira neste post!

Benefícios da informatização da gestão financeira

1. Mantém os registros contábeis sempre atualizados

Uma boa gestão financeira depende de dados contábeis sempre em dia, não é mesmo? Porém, não é isso que acontece quando se está preso a processos manuais. Dessa forma, o preenchimento de informações demanda mais pessoas e mais tempo.

A informatização proporciona esta “ligação” entre o gerenciamento e a atualização. Hoje, os softwares disponíveis permitem, por exemplo, a geração de relatórios financeiros e o acompanhamento de dados instantâneamente. Bastam poucos cliques para obter dados precisos.

Com um bom sistema de registros, é possível rastrear todas as despesas da empresa, visualizar as dívidas e identificar quem são seus credores. Isso permite análises mais profundas. A partir daí, as decisões podem ser tomadas baseando-se em informações confiáveis.

Uma desvantagem de controles manuais e planilhas é que eles exigem muito tempo. É preciso fazer mais digitações e conferências e, em caso de erro, a equipe tem retrabalho. Com a integração de dados, você perde menos horas com assuntos operacionais e, assim, pode direcionar esforços para o aumento da lucratividade da instituição.

Outro ponto que é necessário levar em consideração é o monitoramento da posição financeira da corporação. É importante checar diariamente o fluxo de caixa, observando todos os ganhos e gastos. Neste quesito, a informatização também é uma grande aliada!

Ah, lembre-se, sempre, de revisar os objetivos que foram traçados no plano de negócios e analisar em que estágio a empresa se encontra. O ideal é que isso seja praticado mensalmente

2. Possibilita a gestão em qualquer lugar

Uma grande vantagem da informatização da gestão financeira é a possibilidade de controle estando em qualquer lugar. A mobilidade que ela oferece ao acesso de informações é uma valiosa aliada dos executivos.

3. Ajuda na definição do plano de negócios

Esse documento ajuda a identificar o momento em que sua organização está e aonde ela deseja chegar. Por isso, é importante contar com dados confiáveis. Em sistemas manuais, eles podem conter erros, já que dependem da ação humana. É aí que entra a informática e todos os seus infinitos mecanismos.

Tenha um plano de negócios minuciosamente detalhado. Os indicadores precisam ser claros para que cada objetivo seja alcançado.

4. Mostra quem paga em dia

Gerenciar os pagamentos de clientes é essencial para o bom andamento da corporação. Afinal, quando há muitos atrasados, um sinal vermelho deve ser emitido para o gestor.

Esse controle é quase impossível de realizar manualmente em casos de empresas com um porte maior. Um sistema informatizado auxilia na formulação dos índices de inadimplência e mostra o acompanhamento de cada situação.

5. Melhora o controle do pagamento de impostos

Não é difícil encontrar instituições que já deixaram de entregar declarações fiscais ou pagar impostos dentro do prazo. Por esquecimento ou falta de supervisão, a questão pode resultar em multas e juros, e esse gasto acaba atrapalhando o controle financeiro.

As chances de erros como esses acontecerem diminuem quando se conta com um sistema informatizado. Lembre-se: quitar tudo em dia poupa tempo e dinheiro!

6. Aponta soluções em momentos de crise

Quando os problemas de uma organização estão relacionados à parte econômica, é preciso agir o quanto antes! Algumas atitudes iniciais devem ser tomadas para amenizar seus impactos. Por exemplo:

  • identificar a melhor maneira de gerenciar o fluxo de caixa;
  • avaliar quais as dívidas de maior prioridade.

Neste ponto, a informatização contribui para o reconhecimento de possíveis contratempos e para uma rápida deliberação sobre o que fazer.

7. Diminui o risco de perda de informações

Quem usa planilhas de Excel para manter todo o controle financeiro da empresa está correndo um risco desnecessário. Isso porque todas as informações podem ser perdidas caso sejam violadas ou a rede seja infectada por um vírus. Há, ainda, aquelas situações em que o arquivo é sobreposto ou apagado por engano.

Não gosta nem de pensar o que poderia ocorrer se seu negócio enfrentasse qualquer um desses cenários? Pois é, o extravio de dados geralmente resulta em um grande incômodo. Sem falar que todas as horas de trabalho dedicadas à construção desse gerenciamento terão sido em vão.

Uma dos benefícios da informatização é o armazenamento de informações e arquivos em nuvem. Dessa forma, todo o processo é automático, através do espelhamento de servidores. Cada alteração feita por qualquer um dos colaboradores é registrada no mesmo momento.

Assim, os dados não se perdem em caso de erro, pois estarão seguros em outro servidor. Isso também poupa, e muito, o tempo utilizado para realizar backups no modo tradicional.

8. Deixa você inteirado sobre tudo

Para obter sucesso na gestão financeira, é essencial que o responsável final por essa atividade esteja por dentro de tudo. E como garantir isso quando as informações se encontram espalhadas por todo o setor? Novamente, podemos dizer que a informatização só trará benefícios.

A solução oferece uma série de ferramentas que facilitam tanto o trabalho do gestor quanto o de sua equipe. Todos os departamentos passam a ser interligados. Com a automatização de processos, a troca de conhecimento fica mais ágil. Dessa maneira, você terá o controle de tudo e poderá focar energia e tempo em assuntos de maior importância ou urgência.

E aí, este conteúdo foi relevante para você? Como se dá a gestão financeira em sua empresa? Compartilhe sua experiência nos comentários!

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Equipe ESPP

Somos a unidade de negócios de soluções pré-pagas do grupo Edenred, uma empresa global com mais de 660 mil empresa-clientes, com 41 milhões de usuários. Oferecemos soluções rápidas, customizadas e de baixo custo em processamento de cartões pré-pagos, com inovação tecnológica e foco em diferentes necessidades de empresas, lojistas e usuários.

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