O controle de gastos é uma necessidade constante para as empresas, seja em momentos de crescimento ou quando é preciso segurar os custos. Isso porque o uso racional de recursos é um dos itens fundamentais para melhores investimentos e para otimizar as operações. Entre as ferramentas mais recomendadas para esse fim, estão os cartões recarregáveis corporativos.
Parecidos com os cartões de débito, eles podem ser usados pelos colaboradores para despesas variadas, tendo como ponto de partida os valores definidos por você ou pelo seu gestor para a realização de compras em nome da empresa. Entretanto, as suas vantagens vão muito além disso. Quer descobrir quais são elas? Então, veja o texto a seguir.
1. Cartões recarregáveis reduzem tarifas bancárias
Ao usar os cartões recarregáveis em setores como vendas e compras, um dos primeiros ganhos para a sua firma é a extinção do pagamento das tarifas para transferências bancárias.
Quando o funcionário paga do próprio bolso as despesas de viagens corporativas, por exemplo, é necessário que seja feito o reembolso do valor, enquanto nos locais que adotam diárias de viagens, o dinheiro é antecipado para o vendedor.
Nos dois casos, o pagamento costuma ser feito por meio de DOC ou TED. Mas, se a sua empresa realiza dezenas — ou centenas — de operações como essas, os custos tendem a ficar bem pesados.
Com os cartões corporativos, porém, esse é um problema que deixa de existir, porque a quantia é carregada diretamente nos plásticos, que são entregues ao funcionário sem que haja um banco no meio do processo.
O seu uso, no entanto, pode ser diversificado e não se limitar às viagens. Com ele, pode-se também contratar terceirizados, temporários e profissionais desbancarizados, o que reduz ainda mais as despesas com taxas nas instituições.
2. Cartões recarregáveis economizam mão de obra
Um dos recursos mais importantes para qualquer negócio são as pessoas, e atualmente os investimentos e custos com pessoal são muito planejados e pensados nas empresas. Os cartões recarregáveis podem colaborar muito nesse planejamento!
Vamos a um exemplo. Digamos que uma empresa tenha duas pessoas no departamento financeiro. Ao menos uma vez por mês, uma delas tirará um dia inteiro — se não mais — para verificar os recibos de reembolso entregues pela força de vendas.
Com isso, a equipe financeira terá as funções comprometidas, o que afetará todos que dependerem dela — ou seja, o negócio inteiro. Já nos locais em que o acompanhamento das compras de materiais para escritório e itens para repor o estoque são manuais, a situação fica mais grave.
Com as tecnologias recarregáveis, porém, a história muda de figura. Os funcionários realizarão as tarefas em menos tempo, porque o controle estará automatizado, e você poderá alocar os trabalhadores para outras , o que gerará economia e um melhor uso de recursos.
3. As tecnologias melhoram a gestão financeira
A automatização é um dos grandes aliados para a gestão financeira. Quer saber como?
Vamos imaginar uma empresa varejista. Se o acompanhamento das despesas dos representantes de vendas forem manuais, e não digitalizadas, há grandes riscos de perda de notas, confusão de datas e buracos no caixa.
Logo, sem dados precisos, será impossível fazer um diagnóstico correto dos seus problemas para identificar áreas em que podem-se diminuir custos.
No entanto, por meio dos cartões recarregáveis, o controle das finanças será mais eficiente, porque as transferências de recursos ficarão registradas na nuvem e poderão ser acessadas por meio de uma plataforma on-line e aplicativo.
O histórico de compras ficará registrado em um sistema digital, com acompanhamento em tempo real, o que trará como resultado uma maior organização das saídas de caixa, que ficarão categorizadas, e a identificação de desperdícios ou de possíveis fraudes em gastos indevidos realizados pelos trabalhadores.
4. Os mecanismos centralizam os gastos
Os cartões recarregáveis proporcionam a centralização de volumes significativos do fluxo de caixa em um só lugar: no caso dos produtos Edenred Pay, um aplicativo de gestão.
Dessa forma, o tempo perdido com a consulta manual dos dados é eliminado, enquanto a criação de relatórios detalhados dos custos se torna mais fácil.
Mas, a economia vai além disso, porque todas as informações ficam disponíveis em um só lugar, podendo ser cruzadas com outros softwares de gestão financeira que são empregados dentro da empresa.
5. Os recursos ajudam na projeção financeira
A organização do fluxo de caixa e a centralização dos dados leva a um outro ponto essencial para a diminuição dos custos: a projeção de gastos e a melhora no processo de decisão de investimentos.
Ao acompanhar as compras feitas com os cartões recarregáveis, o setor financeiro é capaz de encontrar padrões e estabelecer tetos de gastos mensais a partir da realidade e das necessidades do negócio, o que gera um impacto positivo para o caixa.
Voltemos ao exemplo do varejo. Caso as viagens corporativas sejam recorrentes para gerar novas parcerias e negócios, o uso da tecnologia permite o acompanhamento individualizado dos gastos e a obtenção de médias de despesas com hospedagem, transporte e alimentação.
Assim, pode-se entender o comportamento de cada vendedor, identificar gargalos e criar procedimentos padrão para amenizar os custos. Sem contar no estabelecimento de limites baseados nas práticas de todos os vendedores.
Além da economia de custos, as tecnologias tornam-se fortes aliadas para a definição de políticas de reembolso e para a criação de normas e guias de conduta de boas práticas dos funcionários, melhorando a cultura empresarial.
Como podemos perceber, há muitas maneiras de economizar com os cartões recarregáveis. Mas, se você quer dar um passo a mais, se aprofundar no assunto e descobrir como usar as tecnologias para criar estratégias em gestão financeira, faça agora o download do e-book “7 maneiras de migrar sua gestão financeira para o digital”. É de graça!
