Gestão de equipes remotas: dicas para aplicar na sua empresa durante a pandemia

Por Equipe ESPP
em 27 de março de 2020
Gestão de equipes remotas: dicas para aplicar na sua empresa durante a pandemia

A modalidade do trabalho home office – em que o colaborador realiza suas funções fora do ambiente de trabalho e se comunica digitalmente com o restante da equipe – não é novidade para muitas empresas no país. Mas, dadas as medidas de impedimento do avanço do Covid-19 no Brasil e no exterior, até as empresas mais tradicionais lançam mão do trabalho à distância, levantando a necessidade da gestão de equipes remotas por meio do uso de ferramentas digitais.

Organizações como BNDES (Banco Nacional do Desenvolvimento), XP Investimentos, Google, Amazon e Edenred são exemplos de empresas que priorizaram o regime de home office para evitar a aglomeração de pessoas e o poder de contágio do novo Coronavírus em seus escritórios.

Por ser um cenário novo, imposto sem planejamento e pouco familiar a muitos profissionais, é possível que o trabalho remoto gere insegurança de líderes e resistência de colaboradores.

Pensando nisso, criamos este artigo com a ideia de auxiliar quem precisa realizar gestão de equipes remotas e não sabe quais processos ou tecnologias adotar nessa tarefa de longa distância. Vamos lá?

Trabalho remoto exige liderança 4.0

Diante do cenário de grande demanda do home office que é a pandemia do novo coronavírus, realizar com eficiência a gestão de equipes remotas pode ser a melhor estratégia para manter a produtividade dos colaboradores lá no alto e para que a empresa continue realizando negócios. Por isso, mais do que nunca, é preciso que o gestor ou supervisor se torne um líder 4.0.

Ficar atento tanto às tarefas quanto à gestão dos valores propostos pela empresa é uma competência direta da chamada liderança 4.0, que contrasta com a liderança tradicional, pois evoca o digital como principal parceiro e tem como prioridades a agilidade de informações e o foco em resultados.

Esse tipo de liderança já existe em vários negócios e exige um trabalho mais colaborativo e ao mesmo tempo flexível. Algumas características desse tipo de liderança são fundamentais para ajudar na gestão de equipes remotas, são elas:

1. Menos hierarquia

Líderes 4.0 se preocupam não só com as próprias demandas, mas com o grupo como um todo. O sucesso só é alcançado quando todos completam a entrega. Dessa forma, mesmo de casa, é importante estar atento às demandas que a empresa têm para o time e que o time devolve para a empresa.

2. Transparência

Para conquistar bons resultados da equipe, o conhecimento precisa ser compartilhado, mesmo à distância.

Como mencionamos anteriormente, o compartilhamento e a colaboração são os principais ingredientes de uma liderança segura e inspiradora.

3. Feedback

Principalmente por estar trabalhando remotamente, o feedback é escanteado em detrimento à produtividade; mas uma etapa do processo tem relação direta com a outra.

O feedback é muito importante para o fortalecimento do seu time e também para você. Cultive a cultura do feedback para ajustar estratégias, orientar rumos a seguir e para valorizar os colaboradores que você gere a distância.

4. Rapidez

No trabalho remoto, a noção de prazos é encurtada, mas a exigência pela qualidade elevada permanece. Por isso, é preciso monitorar demandas, entregas e, ainda, se preparar para imprevistos.

5. Proatividade

A proatividade é uma das principais habilidades a serem dominadas por um líder 4.0 na gestão de equipes remotas. É fundamental que ele sempre pense sobre a eficiência dos processos criativos correntes e atento à necessidade de fomentar ambientes ainda mais flexíveis, desde que não comprometa a motivação do time.

A verdade é que, infelizmente, o ambiente remoto pode afastar líderes despreparados dos seus liderados. Para garantir que essa gestão seja realizada de forma saudável para ambos, é importante que um líder 4.0 busque formas de estar presente em todas as etapas de produção.

Como fazer reuniões online que funcionem

É possível que o trabalho remoto exija muitas reuniões online para alinhar processos, deliberar ações, promover integração e para ajudar a lidar com a ansiedade sobre os resultados. Por isso, a sugestão é adotar algumas medidas para driblar dispersões, focar na objetividade e para que elas obtenham êxito completo. Confira algumas dicas para que isso ocorra sem sofrimento para líderes e demais colaboradores.

Planeje

“A reunião é mesmo importante?” Pense nisso sempre antes de mandar um invite, afinal, se for apenas um comunicado, talvez um e-mail baste. O planejamento é chave de uma reunião de sucesso, para isso, defina:

  • Tempo máximo de duração;
  • Convidar apenas as pessoas que devem realmente participar da reunião;
  • Crie uma pauta que assegure o alinhamento de expectativas sobre a conversa;
  • Busque otimizar as informações, sem enrolar demais.

Escolha um facilitador

Em uma reunião online, um dos maiores desafios das pessoas é a interrupção. E isso é normal, afinal, ainda é uma conversa onde todos podem contribuir. No entanto, a reunião não pode perder o rumo e o objetivo.

A dica é: nomeie alguém para organizar a reunião. Além de ficar atenta a respeito das pessoas que querem falar, essa pessoa poderá definir o momento de todos falarem a fim de manter a conversa rica e focada.

Follow up

Mesmo com todas as dicas anteriores, é normal que haja desatenção de alguns participantes da chamada, pois o próprio trabalho fora do escritório pode ter elementos variados de distração.

Para garantir o que ficou acordado, faça um follow up ao final da reunião, indicando o que ficou decidido e o que ainda falta para ser resolvido, afinal, será preciso respeitar o tempo de duração da reunião.

Trabalhar remoto não é trabalhar sozinho

Um estudo realizado pela Anywhere Workers revelou que 30% das pessoas que atuam fora do escritório da sua empresa consideram a falta de conexão humana uma importante desvantagem do modelo de trabalho.

Os resultados ainda indicaram que não conseguir equilibrar a vida pessoal e profissional era uma das maiores dificuldades enfrentadas.

Isso demonstra o quão importante é promover momentos de interação humana e que não sejam ligados apenas à manutenção de tarefas. Sabe aquela conversa de corredor, a troca de ideias no “cafezinho”? É hora de levar tudo isso para o online, como forma de descontrair, de se reconectar, de manter a motivação.

Algumas dicas para criar esses WOW moments são:

  • Criar um grupo para que possa haver uma comunicação sobre o trabalho entre os integrantes;
  • Se existe um grupo de mensagens para a comunicação, é interessante que exista ali uma comunicação dos seus afazeres, como: “Já comecei os trabalhos” ou “Estou trabalhando em tal coisa”. Esse tipo de comportamento, além de deixar claro as horas que você está disponível para trabalhar, permite que os outros possam oferecer ajuda para determinadas tarefas que você está realizando;
  • Utilizar os canais de comunicação disponibilizados pela empresa;
  • Criar videoconferências para dividir anseios, para compartilhar aleatoriedades, para abraçar virtualmente o outro.

Saiba se comunicar com a sua equipe

Como deu para perceber até aqui, a principal habilidade a ser trabalhada pelo líder é a comunicação. Ela pode ser desenvolvida e aprimorada com passos especiais.

Processos

Os processos precisam ser repassados e respeitados. Ao organizar uma tarefa para o time tenha em mente que as informações estejam claras e se certifique de que ele entendeu. O digital tem a característica de complexificar o entendimento das mensagens na comunicação, provocando ruídos e despertando uma resistência que não existiria em uma conversa tete a tete.

Use a tecnologia

Use a tecnologia a seu favor na gestão de equipes remotas. Deixe um canal único de comunicação, como WhatsApp, Skype, Hangouts, Discord e etc, e faça o bom uso dessa tecnologia com mensagens de áudio, chamada de vídeo ou mensagens. Aliás, quanto mais vocês lançarem mão de videoconferências, melhor, pois as pessoas conectam tom de voz com expressão e dão mais credibilidade à informação que recebem.

Dicas de canais online para facilitar a gestão de equipes remotas

Para que a sua gestão de equipes remotas seja feita com qualidade, separamos aqui quatro canais online que podem facilitar – e muito – a comunicação da sua organização, confira:

Hangouts

Desenvolvido pelo Google, o Hangout é uma plataforma que existe tanto para computador, quanto para celular. O mecanismo conta com técnicas de comunicação em grupo e individual com mensagens instantâneas, chat de vídeo, SMS e VOIP.

Skype

Pertencente à Microsoft, o Skype é o canal de comunicação mais antigo dessa lista. O carro forte do Skype sempre foi a chamada de vídeo, mas ele também é ótimo para comunicações de mensagens e também está disponível para celular e computador.

Discord

Moderno, o Discord é uma plataforma inteligente e eficiente, que conta com a integração em várias outras plataformas, como jogos. O software, que está disponível para celular e computador conta com mensagens e chamadas de vídeo.

WhatsApp

Infelizmente, o maior meio de comunicação nos dias atuais ainda não conta com chamada de vídeo para computadores, mas o modelo está disponível para a versão mobile. No entanto, o WhatsApp e o WhatsApp Web ainda são uma ótima forma de comunicação por mensagens e também chamadas de áudio.

Como mensurar a produtividade remota

Para manter a gestão de equipes remotas funcionando, gestores precisam ficar atentos aos resultados. Para isso, é importante que eles busquem sempre manter a equipe motivada, engajada e claro, produtiva, mesmo no caso de funcionários temporários.

No entanto, a dúvida de muitos é compreender como fazer para descobrir se o colaborador está sendo produtivo. Uma dica interessante é: não medir os esforços por horas trabalhadas, mas sim por tarefas.

Essa opção proporciona uma visão mais clara a respeito da qualidade do serviço, além de ajudar a diminuir o estresse dos envolvidos.

Potencialize a sua gestão de equipes remotas

Para que seus funcionários possam entregar as demandas com a qualidade desejada, é importante que a empresa ofereça as ferramentas mínimas de trabalho.

Além disso, não esqueça de trabalhar as questões psicológicas da sua equipe, evitando que o home office seja uma atividade solitária e individual. Especialmente levando em conta que o isolamento social imposto pela pandemia gera ansiedade e pode impactar na conexão entre empresa e colaborador.

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