O que você precisa saber antes de gerar a folha de pagamento

Por Equipe ESPP
em 23 de maio de 2018
O que você precisa saber antes de gerar a folha de pagamento

Para manter os salários e os benefícios em dia, todas as empresas precisam ter uma folha de pagamento organizada. Esse é um princípio básico que deve estar na mente de qualquer gestor, seja para obter um bom planejamento financeiro ou para garantir a satisfação dos colaboradores.

Mas, para os grandes negócios, descomplicar e tornar esse processo mais eficiente e sem erros é um verdadeiro desafio. Por isso, nós criamos um guia com tudo o que não pode faltar na hora de gerar os contracheques. Confira!

O que é a folha de pagamento?

Em primeiro lugar, é importante destacar que a folha de pagamento não consiste apenas no salário e nos descontos feitos na fonte. Na verdade, ela vai além disso.

Em resumo, o documento trata-se de uma conversão de todas as informações trabalhistas em contábeis. Logo, a sua composição depende da classificação profissional, da convenção coletiva, da frequência do trabalhador e dos seus benefícios e direitos.

Aqui, consideramos dados como horas extras, adicional noturno e de periculosidade, vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, 13.º salário, férias remuneradas e licença maternidade e paternidade, para citar os mais conhecidos.

Além disso, o registro precisa constar o tempo de vigência de contrato. Embora os mais comuns sejam os de prazo indeterminado, há também os de estágio e de trabalho temporário, que influenciam ganhos e descontos dos funcionários.

A regra geral é que todas as informações estejam minimamente descritas. Afinal, os holerites são documentos usados pelos colaboradores para os mais diferentes fins, como a compra da casa própria, a aquisição de crédito bancário e a comprovação do direito à aposentadoria.

Logo, podemos perceber que o preenchimento incorreto da folha de pagamento traz péssimas consequências para a vida dos funcionários e da empresa, que ficará com uma imagem negativa e sujeita a sofrer processos trabalhistas se não tomar os devidos cuidados.

De que forma estruturar a folha de pagamento?

Até aqui, você entendeu a importância de gerar a folha de pagamento com exatidão. Mas como se encontrar em meio a tantas informações?

Bom, para facilitar a sua vida, dividimos a estrutura do registro em categorias. Vamos a elas:

Tipo de contrato e convenção coletiva

O tipo de contrato compreende o período de vigência e a convenção coletiva conforme a classificação profissional. Entre os exemplos estão: comércio, serviços e indústria.

Dados do trabalhador

Depois, acrescentamos ao holerite o nome completo, número da carteira de trabalho e o cargo e função ocupados na companhia.

Salário e benefícios

Neste tópico, levamos em conta todas as parcelas que integram e que não integram a remuneração. São elas: salário, 13.º, férias, bônus, vale-transporte, vale-refeição, entre outros.

Cartão de ponto

O registro do ponto é uma obrigação das grandes empresas e que também deve ser considerada na hora de gerar o contracheque. Faltas não justificadas e horas extras têm incidência sobre os ganhos e não devem ser ignoradas.

Valor bruto e líquido

Esta é, sem dúvida, uma das partes mais importantes da composição da folha de pagamento.

Enquanto o valor bruto corresponde aos ganhos totais, o líquido é calculado a partir da dedução do repasse ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e ao Imposto de Renda.

Como calcular os holerites?

Após levantar todos os dados citados, é chegada a hora de calcular a folha de pagamento.

Antes de continuarmos, porém, é importante ressaltar que o nosso objetivo não é o de apresentar uma fórmula pronta, mas sim de ajudá-lo a entender o processo e melhorá-lo dentro da sua companhia, ok?

Feito o parêntese, vamos aos pontos mais importantes:

Primeiro, esteja atento para o fato de que os holerites variam de mês a mês, porque existem descontos e ganhos complementares que incidem sobre a remuneração. Horas extras, salário-família, descanso remunerado e adicionais noturnos e de insalubridade são alguns dos adicionais.

Por outro lado, profissionais com faltas não justificadas também estão sujeitos a descontos legais no salário bruto.

Já os descontos do INSS e do Imposto de Renda dependem dos ganhos registrados, tanto fixos quanto variáveis. No primeiro caso, as alíquotas vão de 8% a 11%. Já o segundo pode ser isento ou alcançar os 27,5%.

Todas as empresas precisam também fazer o recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Esse dinheiro, no entanto, não é subtraído da folha de pagamento, mas sim do próprio empregador. O percentual costuma ser de 2% ou 8%.

A partir de todos os descontos legais é que chegamos ao salário líquido que citamos anteriormente.

Esse número, aliás, é o que servirá como base para o cálculo das deduções dos benefícios, entre os quais estão plano de saúde, auxílio-creche, vale-transporte e vale-refeição.

Como organizar todos esses dados?

Essa é a questão que deve estar passando pela sua cabeça neste momento.

Afinal, com a necessidade de registrar um número tão elevado de informações, apenas as planilhas eletrônicas com preenchimento manual estão fora de cogitação para empresas de grande porte, que têm quadros extensos de colaboradores e uma alta rotatividade.

Portanto, para otimizar o processo, a recomendação é investir na aquisição de softwares de gestão financeira.

Assim, você poderá integrar dados gerados por diferentes áreas do negócio e cruzar aqueles que forem essenciais para o cálculo da folha de pagamento, como o registro de cartão ponto, a classificação profissional, as mudanças de cargo e promoções, as férias e as licenças remuneradas.

Entre os recursos que podem ser adotados para a melhor organização, está o pagamento via cartão pré-pago. Embora seja mais conhecido para a compensação de benefícios, a tecnologia conta com outras características que tornam os processos mais ágeis. Com eles, por exemplo, é possível remunerar os trabalhadores que não têm conta em banco ou estão negativados, reembolsar as viagens realizadas pelo departamento de vendas e até organizar as contas no setor de compras da empresa.

Por meio dos cartões integrados a sistemas de gestão financeira, o fluxo de caixa é mantido em ordem, há garantia de que os recebimentos cairão nas datas certas e, o melhor, que eles estarão livres de erro.

E você, tem outras dúvidas sobre como digitalizar a folha de pagamento dos trabalhadores? Deixe a sua pergunta nos comentários!

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Equipe ESPP

Somos a unidade de negócios de soluções pré-pagas do grupo Edenred, uma empresa global com mais de 660 mil empresa-clientes, com 41 milhões de usuários. Oferecemos soluções rápidas, customizadas e de baixo custo em processamento de cartões pré-pagos, com inovação tecnológica e foco em diferentes necessidades de empresas, lojistas e usuários.

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