Saiba o que é necessário para criar uma política de viagens corporativas

Por Equipe ESPP
em 23 de abril de 2019
Saiba o que é necessário para criar uma política de viagens corporativas

As viagens corporativas, para muitas empresas, são mais do que necessárias. Filiais pelo país e, às vezes, pelo mundo, criam a necessidade de deslocar colaboradores entre aeroportos, rodoviárias e portos.

Quando não são bem administradas, essas viagens se transformam em um verdadeiro peso para o orçamento da corporação. Por isso, é fundamental que você e sua equipe crie uma política para elas.

A política de viagens corporativas pode ser definida como o documento que norteia todas as ações que envolvem esse tipo de deslocamento em nome da empresa. Por meio dele, são apresentadas questões, regras e limites que devem ser respeitados.

E para ajudá-lo na definição da política de viagens corporativas da sua empresa, nós preparamos este artigo que indica os passos necessários para a elaboração eficaz do documento. Confira!

Saiba quais são as necessidades da empresa

O modo como as outras empresas lidam em relação às suas políticas de viagens corporativas pode ser utilizado como base para a construção de um próprio. Contudo, vale salientar que serve apenas para enriquecer sua experiência.

Cada empresa tem suas necessidades, portanto, é fundamental que você considere àquelas que dizem respeito à sua organização — pois o que pode funcionar para uma equipe talvez não funcione em outra.

Tudo bem buscar modelos que inspirem o seu, mas é fundamental fazer um levantamento que deixe claro quais são os objetivos da sua empresa com as viagens de incentivo. E aproveite para coletar informações com outros departamentos.

Respeite os limites da corporação

Depois de entender as necessidades da empresa, é necessário fazer um outro exercício — que envolve a compreensão em torno dos limites dela. Isso é fundamental para que sua política de viagens corporativas fique completa.

Da mesma maneira que a corporação tem seus limites, que podem ser financeiros, logísticos, estruturais, de pessoal. Eles precisam ser respeitados para que a política de viagens funcione de modo claro e preciso.

Quando estiver redigindo a política da sua empresa, pense, por exemplo, na quantidade de trabalho que suas ações podem gerar. É realmente necessário ter um profissional somente para o controle das viagens? Tem como ser mais prático?

Considere a cultura organizacional

Basta observar como os processos são feitos. Se todos os departamentos trabalham com um sistema digital como o ERP, por exemplo, torna-se imprudente implementar o preenchimento de um formulário a mão.

Por isso, é importante considerar a cultura organizacional quando estiver redigindo a política de viagens corporativas. Aplique esse exemplo para outras situações, como a dinâmica dos relacionamentos e a maneira de pensar dos gestores.

Defina o orçamento necessário para as viagens corporativas

A definição de um orçamento para as viagens corporativas também faz parte da criação da política. E ela é muito importante para as finanças da empresa, pois o mal planejamento pode aumentar os custos como todo.

A boa notícia é que a definição do orçamento não só evita aumentar os custos, como reduzi-los. Para isso, estabeleça limites de gastos com hospedagem, transporte, alimentação e passagens aéreas.

Do mesmo modo como acontece com uma viagem de férias, a corporativa precisa de um planejamento. Sem antecedência, será maior a probabilidade de encontrar opções mais caras de passagens e hospedagens. Por isso, todos devem colaborar!

Lembre-se de que os colaboradores representam a empresa

Imagine que sua empresa esteja em São Paulo/SP e um colaborador necessite se deslocar até o Rio de Janeiro/RJ. Quem está acostumado com essas duas cidades sabe que ambas enfrentam muitos problemas com trânsito.

Pensando nisso, é imprudente hospedar o colaborador naquele hotel só porque tem um custo menor, mas que fica mais distante do lugar que ele precisa ir — seja para visitar um cliente ou participar de um evento.

Além do gasto com transporte, você pode submeter o colaborador a situações que envolvem atrasos e até desconforto — contribuindo para que o trabalho que deve ser realizado não alcance o patamar necessário de qualidade.

Ouça o que as pessoas têm a dizer

Até o momento foi abordada a questão da necessidade da empresa e da cultura organizacional, mas e os colaboradores? Experimente ouvir o que eles têm a dizer, afinal, são essas as pessoas que vão representar sua corporação.

Muitos, com certeza, já viajaram em nome da empresa e têm experiência suficiente para compartilhar com você os pontos positivos e negativos dessas viagens corporativas. Aproveite esse conhecimento!

Dê espaço para que as pessoas se manifestem, façam sugestões, críticas e exponham ideias. É fundamental conhecer a realidade delas para saber se sua política de viagens corporativas será eficaz ou não.

Valorize a segurança nas viagens corporativas

Tenha em mente que seus colaboradores estão viajando a trabalho, portanto, a empresa é responsável pelo bem-estar deles. Por isso, inclua procedimentos de segurança que precisam ser seguidos e respeitados.

Entre eles, você pode solicitar o preenchimento de um formulário digital que peça telefones de contato para o caso de uma emergência. Anexe ele ao relatório da viagem, que inclui o local da hospedagem, compromissos e itinerários.

Providencie também um seguro para cada viagem — algo comum quando esse trabalho é feito com o auxílio de uma empresa especializada. Dessa forma, você consegue garantir que as pessoas estarão protegidas.

Facilite o pagamento usando cartões pré-pagos

Outro ponto muito importante na definição da política de viagens corporativas é o modo como as despesas serão pagas para o colaborador que viaja. Fazer com que ele embarque com dinheiro em espécie não é uma boa opção.

Da mesma forma, transferir para a conta pessoal dele também não é indicado, assim como fazer com que ele use seu dinheiro e depois receba reembolso — pois nem todo mundo tem a quantia disponível para as despesas, que podem ser altas, não é verdade?

Por isso, escolha uma solução inteligente. Use um cartão pré-pago para transferir o valor necessário para a viagem e tenha o total controle dos gastos por meio de uma plataforma on-line.

Com um cartão pré-pago, é possível colocar créditos em até 24 horas e ainda permitir que, caso seja necessário, o colaborador saque valores em caixas eletrônicos. Essa é uma outra maneira de garantir a segurança do seu profissional.

Ficou com alguma dúvida sobre a definição da política de viagens corporativas para a sua empresa? Então compartilhe-a conosco e deixe seu comentário!

Compartilhe:

Equipe ESPP

Somos a unidade de negócios de soluções pré-pagas do grupo Edenred, uma empresa global com mais de 660 mil empresa-clientes, com 41 milhões de usuários. Oferecemos soluções rápidas, customizadas e de baixo custo em processamento de cartões pré-pagos, com inovação tecnológica e foco em diferentes necessidades de empresas, lojistas e usuários.

Deixe sua resposta

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Artigos relacionados

Quer ficar sabendo de tudo antes?
Receba novos posts diretamente em seu email.
Copyright © 2017 EDENRED. All Rights Reserved. Política de privacidade