Se alguém solicitasse todos os dados da gestão financeira de sua empresa, quanto tempo você levaria para levantá-los? Algumas horas, dias ou semanas?
Quando o gerenciamento ocorre de forma manual, é difícil reunir todos os números em poucos cliques, mesmo que a organização disponha de registros em planilhas. Isso sem falar que pode ser preciso “revirar” papéis em arquivos físicos para localizar algumas informações.
Processos lentos, complexos e burocráticos não combinam com empresas que busquem ser rentáveis e que visem o crescimento. Por isso, é fundamental investir em um software de gestão financeira!
Imagine ter, em um único lugar, ferramentas integradas às contas bancárias, com fluxos de caixa automatizados e relatórios interativos, cartões pré-pagos com plataformas de controle e outros recursos inteligentes. Tudo isso e muito mais pode ser gerenciado por meio de um sistema.
Ainda não ficou convencido a dar o próximo passo rumo a uma gestão financeira digital em sua empresa?
Vamos começar, então, listando algumas situações que podem estar dificultando seu trabalho e “sugando” a energia de seu negócio.
Com quais desses cenários você se identifica?
O tempo é inimigo
Quantas horas seus colaboradores gastam tendo que executar tarefas manualmente ou preenchendo dados em tabelas complexas? É bem provável que você se assuste com a resposta ao fazer um levantamento sobre isso.
Sem falar que as possibilidades de erros e falhas são potencialmente elevadas quando os processos ocorrem dessa maneira. Por mais dedicado que o funcionário seja à atividade que desempenha, infelizmente, ninguém está livre de cometer deslizes.
Um único empregado detém todo o conhecimento
Você já precisou de um documento do setor financeiro e não o conseguiu porque a pessoa que saberia ajudar tinha tirado férias? Acredite, esta situação é bastante recorrente em empresas que usam métodos manuais. Geralmente, isso acontece porque todas as informações acabam centralizadas em um único colaborador.
“Ah, mas, em minha organização, todos os documentos são compartilhados.” Pode até ser, mas nem sempre é possível manter tudo em ordem com a correria do dia a dia. Se alguém no setor deixar de preencher um dado sequer, todos os registros podem ficar comprometidos, lembre-se disso!
Desorganização nos processos de pagamento
Se o financeiro de sua empresa controla os pagamentos de forma manual, é bem provável que você tenha sérios problemas de desorganização nesta área. Sem uma integralização das informações, é difícil saber, ao certo, quais clientes estão inadimplentes, por exemplo.
Essa situação pode complicar a entrada de dinheiro no caixa, comprometendo o capital de giro da instituição.
4 benefícios de um sistema informatizado de gestão financeira
Depois de listarmos os problemas que você possivelmente enfrenta, vamos para a parte das soluções: o que um sistema de gestão financeira pode fazer por seu negócio?
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Fazer as pazes com o tempo
Pode até soar como algo óbvio, mas é importante reforçar que a automação no setor faz com que os processos tornem-se mais rápidos e otimizados. Assim, você livra sua equipe de atividades longas e burocráticas para que ela possa focar no planejamento financeiro da empresa.
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Dispor de informações em poucos cliques
Um software de gestão financeira concentra todas as informações em um único lugar. Isso significa que você não vai mais precisar enviar e-mails solicitando relatórios e dados, nem vai ficar na mão quando um colaborador desse departamento sair de férias.
Com esse tipo de sistema, também é possível:
- eliminar o uso de arquivos físicos para guardar toda a documentação (assim, você ainda ganha um espaço útil na sala para utilizar);
- padronizar procedimentos, determinando uma maneira única de preenchimento de informações;
- oferecer relatórios mais precisos e consistentes, já que todos os dados estão unificados;
- promover a colaboração entre os setores, incentivando-os a sugerir melhorias.
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Auxiliar no planejamento
Com informações mais rápidas e corretas e relatórios mais “robustos”, as chances de tomar decisões com assertividade são maiores, não é mesmo? Um software de gestão financeira digital possibilita isso!
A partir de gráficos e indicadores automatizados, você pode realizar análises estratégicas e acompanhar as metas estabelecidas, diminuindo consideravelmente os riscos de erro no planejamento da área.
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Ajudar você a poupar
O valor desse investimento é um dos principais argumentos para não digitalizar uma gestão financeira. É claro que isso exigirá alguns gastos. No entanto, diante das facilidades que esse tipo de sistema pode trazer para a empresa, o bom custo-benefício fica claro.
Um bom exemplo é a realocação dos colaboradores que só preenchiam planilhas para outros cargos ou funções. Dessa forma, eles podem produzir mais e, talvez, isso até evite a contratação de mais pessoas desnecessariamente.
Outro ponto que podemos destacar é o controle de contas a receber e de estoque. Em nenhum deles pode haver furos, não é mesmo? No primeiro caso, você deixa de receber dinheiro, e, no segundo, pode desperdiçar recursos – já que, sem produtos no depósito, vendas são perdidas, e, com material em excesso, o capital fica “empatado”.
Em resumo, com uma melhor administração do orçamento, a partir da identificação dos dados no sistema, você saberá onde pode reduzir custos ou usar a receita de maneira mais eficiente.
Durante um longo período, o investimento em um software de gestão financeira significou apenas um gasto. A boa notícia é que, atualmente, existem várias alternativas acessíveis, com soluções para todos os tipos de necessidade. O essencial é avaliar qual melhor se adequa à sua empresa para facilitar o trabalho da equipe.
Lembre-se: buscar o crescimento do negócio, tanto na parte dos lucros e do reconhecimento quanto na posição no mercado, é basicamente o objetivo de qualquer administrador. O caminho para isso começa por uma gestão financeira eficiente.
Por isso, é importante utilizar meios que ajudem nas tomadas de decisão e livrar-se daqueles que consumam tempo e recursos.
E então, conseguimos explicar todas as vantagens de migrar a gestão financeira para o digital? Já está pensando em optar por um sistema desse tipo? Compartilhe sua opinião
