Vamos convir: o sucesso de uma empresa de grande ou pequeno porte passa, necessariamente, pela boa gestão financeira de seus recursos. Do contrário, a má administração da verba pode acarretar em problemas de diversas modalidades na gestão do empreendimento como um todo.
Uma possibilidade de evitar conflitos com prestação de contas e garantir a saúde da gestão financeira é o cartão recarregável corporativo: um recurso que garante segurança e facilidade no controle de despesas do seu empreendimento.
Ficou interessado? Vamos saber como funciona essa ferramenta e as vantagens de utilizá-la na sua empresa.
O que é um cartão recarregável corporativo?
Ao contrário de cartões recarregáveis direcionados aos consumidores – como cartões presentes ou de assinatura temporária de serviços – o cartão recarregável corporativo, como o nome sugere, é destinado a empresas.
O cartão recarregável pode ser utilizado pelas empresas para realizar compras e pagamentos variáveis com uma verba previamente estipulada – como despesas em viagens e atividades externas de funcionários; assim como o próprio pagamento de ganhos a fornecedores, parceiros e colaboradores terceirizados, entre outros.
O recarregável corporativo diminui a possibilidade de erro no processo de prestação de contas da despesa de um funcionário em atividade externa (alimentação, transporte, entre outros), uma vez que sua função é extinguir esse movimento de entrega e conferência de comprovantes e notas fiscais. Como isso acontece?
Vamos dar um exemplo: a empresa libera um teto de gastos aos funcionários que trabalham externamente e o valor acordado previamente é disponibilizado no cartão recarregável entregue ao funcionário/parceiro/fornecedor.
Assim, ele realiza o pagamento de todos os serviços que precisará em sua viagem e o registro desses é automatizado na plataforma que gerencia o cartão. Se o funcionário realiza viagens e atividades externas com frequência, o cartão poderá ser recarregado periodicamente.
Quando utilizado para pagamento de salário e benefícios do funcionário, o recurso pode assumir a função de crédito, no entanto, sem intermédio de um banco, permitindo que o portador do cartão realize saque, pagamento de boletos e compras online, entre outros serviços.
Diferença entre cartão recarregável e pós-pago
No cartão recarregável corporativo, o saldo é antecipado pela empresa e corresponde a um valor acordado. Ao efetuar a compra de qualquer produto ou serviço, o valor é automaticamente debitado do total disponibilizado no cartão pela empresa, o que não gera dívidas futuras e evita gasto com tarifas e juros cobrados em compras via crédito bancário.
Ele permite compras de forma instantânea em locais credenciados à bandeira escolhida para o cartão, o que possibilita o aceite da compra em estabelecimentos de diferentes portes e segmentos em território nacional.
Já o pós-pago é um cartão de crédito clássico, em que serviços e produtos são consumidos considerando um limite a ser gasto. Por não ser considerado um pagamento à vista, são cobradas taxas e juros, onerando o gasto e podendo resultar em dívidas.
9 vantagens do cartão recarregável para o seu negócio
Após entender como funciona um cartão recarregável corporativo, listamos algumas vantagens de utilizar esse recurso na gestão financeira da sua empresa. Confira:
1. Controle de gastos externos
Ao facilitar e assegurar o manejo de recursos – como o controle de verba destinada a despesas com viagem e atividades externas que sejam realizadas periodicamente, o cartão recarregável corporativo evita que o funcionário realize gastos inapropriados (não condizentes com a atividade que ele deve realizar); ou dispendiosos (acima do limite previsto).
Toda a transação é registrada na plataforma que administra o cartão, impedindo possíveis fraudes e desvios de verba.
2. Para colaboradores internos, evita uso de recurso pessoal
Com a definição de um teto de gasto mensal destinado a esse serviço, o funcionário não precisará acionar recursos próprios para arcar com os custos da viagem, ainda que reembolsado posteriormente.
Esse sistema de reembolso, por mais frequente que seja, é passível de erros, tanto na prestação de conta do funcionário, quanto na conferência pelo setor financeiro da empresa.
3. Para fornecedores externos, facilita o repasse
O cartão recarregável corporativo também facilita o repasse de ganhos de fornecedores e parceiros que não possuem vínculo empregatício com a organização.
Isso acaba por desobrigar o colaborador terceirizado a abrir conta bancária e permite que ele receba o ganho em menos tempo do que receberia em uma transferência tradicional.
4. Não prejudica a relação empresa X funcionário
O uso de recursos próprios do funcionário ainda esbarra em questões trabalhistas. Um dos erros muito comuns no processo de prestação de contas é a perda de comprovantes.
O funcionário pode não ter seu dinheiro devolvido e isso, certamente, fragiliza sua relação de confiança com a empresa. A demora no processo de reembolso também pode agravar essa situação.
5. Reduz custo com tarifa
Já levantamos esse ponto algumas vezes no artigo, mas vamos explicar melhor: quando você deixa de ressarcir o funcionário pelos gastos na viagem, uma vez que os gastos foram pagos com o cartão recarregável, você também deixa de pagar as taxas de transferência por DOC e TED que são cobradas nas transações bancárias convencionais.
Se as viagens e atividades externas forem uma constante na empresa, em um ano a economia com esses custos pode ser significativa para o negócio.
6. Controla o fundo fixo
O cartão recarregável ainda pode ser usado na gestão de recursos de fluxo diário, o fundo fixo usado para aquisição de insumos pontuais como materiais de escritório, como materiais de papelaria (papéis, cartuchos de tinta, canetas etc), por exemplo, podendo ser utilizado nos diversos departamentos da empresa ou ainda em empresas que possuam mais de uma unidade.
Destinar uma verba fixa, utilizada via cartão recarregável, além de dar autonomia para o gerente do setor ou unidade, possibilita que a empresa distribua tais recursos de forma equilibrada, podendo ainda mensurar quais unidades gastam mais e com quais itens.
7. Gera dados mais precisos
O controle dos gastos via cartão recarregável possibilita ainda a reunião de dados sobre tais gastos de forma automatizada. Isso auxilia no desenvolvimento de relatórios e análises sobre as despesas para planejamento periódico do recurso disponível para manutenção da empresa.
O controle do caixa de fundo fixo ou caixinha da empresa é muito importante e deve ser realizado de forma planejada para não exceder o gasto inicial previsto no planejamento geral da empresa. O uso de dinheiro em espécie para cobrir pequenos gastos do dia também passa a ser menos utilizado.
8. Economiza recursos humanos
Com a automatização do serviço de prestação de contas, o funcionário que, antes passaria muitas horas para despachar o reembolso, poderá ser aproveitado em outras atividades, como estruturação e análise dos relatórios que podem ser montados com as informações recebidas pelo sistema do cartão recarregável.
9. É fácil adquirir e administrar
O processo de aquisição de um ou mais cartões corporativos é bem simples e todo o procedimento pode ser feito online. Na Edenred Pay você solicita via formulário online que é encaminhado para um consultor.
Este vai analisar as necessidades e auxiliá-lo na emissão do seu cartão recarregável corporativo. Com ele desbloqueado, você poderá fazer recargas de acordo com o planejamento e necessidade da empresa, além de consultar o fluxo de uso do cartão.
Agora que você já sabe o que é um cartão recarregável corporativo e os benefícios que ele oferece na gestão de recursos da empresa de maneira prática e segura, conheça as soluções que a Edenred Pay tem para o seu negócio.
