A prestação de contas, juntamente com a sustentabilidade e o profissionalismo, formam o tripé de diretrizes que devem ser praticadas diariamente por qualquer organização — independentemente do porte ou segmento.
Caracterizada pelo conjunto de informações e documentos que dão transparência às ações empresariais, a prestação de contas também comprova que suas responsabilidades foram devidamente cumpridas.
Nem sempre, isso ocorre de maneira clara e organizada. Por esse motivo, preparamos este artigo que apresenta as melhores práticas de prestação de contas empresariais. Acompanhe!
Crie um conjunto de diretrizes para a prestação de contas
Isso garante que a saúde financeira da empresa será preservada, evitando a desorganização em torno dos gastos. Sendo assim, crie uma política para a prestação de contas, determinando como cada passo deve ser dado.
Reforce as ações que podem ou não serem feitas, detalhando cada uma para que seus colaboradores não fiquem com dúvidas sobre os procedimentos. Aponte também as punições previstas para o não cumprimento das regras.
Esse conjunto de diretrizes para a prestação de contas precisa ser claro e objetivo, facilitando a compreensão de todos. Ele também deve lembrar os colaboradores de que erros e falta de comprovantes causam problemas.
Tenha em mente que uma política bem planejada colabora com o cumprimento de boas práticas em prestação de contas, evitando multas e problemas na contabilidade. Por isso, seja rigoroso na definição desse documento.
Proponha uma ação de endomarketing
O conjunto de diretrizes para a prestação de contas por si só não garante a conscientização de todos os colaboradores. A simples criação dele não incentiva a leitura e o consequente cumprimento das regras.
Para evitar criar uma ferramenta que pode cair em desuso, convoque os gestores das áreas de Recursos Humanos e Marketing, propondo uma ação de endomarketing. Explique a importância da política de prestação de contas e solicite ajuda na divulgação.
O endomarketing é uma ação feita por essas áreas para conscientizar, informar ou alertar os colaboradores acerca de um tema — que nesse caso, é a política de prestação de contas. Só que isso é feito de um jeito mais simples.
Em parceria com o RH, o Marketing desenvolve peças e comunicados que usam o tom de voz da organização ou dos colaboradores — tornando a mensagem mais objetiva, facilitando o entendimento e aumentando o envolvimento de todos.
Defina prazos para que as contas sejam prestadas
Outra boa prática de prestação de contas empresariais é a definição de prazos — algo muito importante para não aumentar os custos da corporação. De preferência, determine um período curto para que os colaboradores prestem contas.
Use o tempo a seu favor para evitar problemas. Solicite que as contas sejam prestadas em no máximo 24 horas úteis, evitando esquecimentos ocasionados por excesso de trabalho, reuniões e até procrastinação.
Além de tornar mais rápido o recebimento dos comprovantes, o prazo curto colabora com a organização da empresa e cria um senso de urgência nos colaboradores — aumentando a importância dada à prestação de contas.
No caso do reembolso, por exemplo, você pode determinar comprovantes não entregues no prazo só terão retorno no próximo período estipulado. Assim, não haverá motivo para esquecer.
Facilite o controle registrando tudo em um sistema
As regras envolvendo prestação de contas facilitam a organização da empresa, porém não podem complicar a rotina dos colaboradores. Portanto, fique atento ao excesso de burocracia que é cobrado.
Se você deseja agilidade, facilite a declaração das despesas dos profissionais que trabalham com você. Evite, por exemplo, o preenchimento de formulários extensos com impressão e cópias anexadas.
Encaminhe a prestação de contas para um sistema. Os comprovantes das despesas podem ser fotografados e anexados por meio de um formulário objetivo e prático, assim é possível detalhar o uso das verbas da corporação.
O controle por meio de planilhas, cadernos e pastas pode ser confuso — além de ocupar um espaço necessário no escritório. Faça uma gestão financeira digital e, no máximo, peça para que o colaborador guarde os comprovantes por um período.
Faça com que todos os gastos sejam comprovados
A comprovação de gastos é fundamental para todas as empresas que operam sob o regime de Lucro Real. Isso evita problemas contábeis e fiscalizações. Logo, os gastos da companhia precisam ser comprovados e os comprovantes armazenados.
O sistema é uma excelente ferramenta para colaborar com a prestação de contas — principalmente quando envolve a apresentação de notas fiscais e comprovantes de transação. Tudo isso fica armazenado em um HD físico ou virtual.
Quando sua empresa consegue comprovar todos os gastos que teve, ela colabora com a correta arrecadação de impostos e evita problemas com o Fisco, já que inconstâncias no cruzamento de dados podem resultar na cobrança de multas.
Para o mercado, isso pode indicar fraude, erro financeiro ou má gestão — hipóteses ruins para a imagem da corporação. Além disso, as penalizações não costumam ser brandas e somente a organização impede que elas ocorram.
Use cartões pré-pagos para facilitar a prestação de contas
Os cartões pré-pagos são grandes aliados do setor financeiro para garantir a correta prestação de contas. Eles ajudam a limitar os gastos dos colaboradores, pois você pode liberar um determinado crédito para uso.
Além disso, os gastos são registrados automaticamente em um sistema — facilitando a geração de relatórios para o acompanhamento da sua equipe. Os cartões também são mais práticos e seguros de usar, pois evitam que o colaborador ande com dinheiro em espécie.
Outro ponto importante é que, diante da necessidade, é possível enviar mais dinheiro para o cartão do colaborador e assim mantê-lo com a quantia necessária para suas despesas, por exemplo, em uma viagem corporativa.
Acompanhe os resultados para conseguir melhorias
É imprescindível também o acompanhamento constante dos resultados dessas práticas de prestação de contas. Somente assim é possível identificar os pontos positivos alcançados e aqueles que necessitam de melhorias.
Acompanhar os resultados também colabora com a validação das práticas, além de garantir segurança financeira. Por meio da identificação de falhas, você e sua equipe serão capazes de providenciar as correções necessárias o quanto antes.
Observar e acompanhar para obter melhorias não são ações que devem ser feitas uma ou outra vez, mas sempre. Incorpore isso na cultura da sua equipe e mostre para a empresa que vocês estão empenhados nisso.
Por meio das melhores práticas de prestação de contas empresariais que apresentamos neste artigo, você garantirá uma redução de custos com o não pagamento de multas e encargos, além de promover uma transparência financeira.
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