Na hora de reduzir custos em empresas de transporte, muitos gestores optam inicialmente pela contratação de motoristas autônomos. Essa é uma opção economicamente viável, mas existem outras formas de otimizar a gestão e os pagamentos em empresas de transporte.
Conhecer essas práticas está relacionado com a capacidade de controlar a prestação de contas da sua empresa, pois revela-se como uma saída econômica. Por meio dessas ações, você alcança um alto nível de gerenciamento e administração financeira.
Diante de um cenário econômico desafiador, no qual os custos sobem com frequência, existe a possibilidade da sua empresa contratar motoristas autônomos, adquirir softwares de gerenciamento e até apostar em uma nova forma de pagamento, como o cartão pré-pago.
Continue a leitura e conheça as melhores práticas para lidar com os pagamentos em empresas de transporte.
Tenha um planejamento financeiro
Para criar uma rotina e alcançar as melhores práticas de pagamentos em empresas de transporte, você precisa criar e manter um planejamento financeiro detalhado e ajustado às necessidades do negócio. Esse é o alicerce para um crescimento sustentável.
O planejamento financeiro permite traçar um caminho seguro, que soluciona problemas e determina o modo operacional que viabiliza a solução de problemas. Dessa forma, sua empresa consegue alcançar metas.
Prepare um documento que liste informações como o faturamento médio de cada cliente, o ticket médio dos fretes, o custo com o combustível, as médias de consumo dos veículos da sua frota e os valores gastos com revisões, manutenções e outros acertos.
Mantenha o fluxo de caixa atualizado
Quando os custos e as receitas não são controlados, torna-se difícil para você, gestor, realizar qualquer tipo de investimento. Isso pode comprometer, a médio e longo prazo, o funcionamento da empresa.
O controle e a atualização do fluxo de caixa permitem a identificação de problemas que têm potencial para afetar a empresa no futuro. Desse modo, pode-se se organizar melhor para tomar as decisões necessárias antes que o saldo fique negativo.
Por meio do controle no fluxo de caixa, você antecipa inadimplências, negocia com os seus fornecedores e consegue obter uma maior vantagem competitiva na empresa de transporte. Parcerias podem ser estabelecidas para que todos saiam ganhando.
Tenha um bom sistema de gestão
Outra prática eficiente para lidar com os pagamentos em empresas de transporte é a adoção de um bom sistema de gestão. A administração financeira exige esse tipo de solução para que as finanças permaneçam organizadas.
Essa organização facilita o controle das movimentações financeiras e possibilita a geração de relatórios sobre a eficiência operacional do negócio. Quando esse sistema de gestão é on-line, pode ajudar na redução de custos.
Diferentemente daqueles sistemas que necessitam ser instalados em notebooks e computadores de mesa por meio de CDs ou arquivos de download, a plataforma on-line pode ser acessada por meio de outros equipamentos, como o smartphone e o tablet.
Controle os custos da viagem
O orçamento da sua transportadora, em alguns casos, pode ser apertado. Contudo, isso não pode limitar a sua atuação. Por isso, é essencial conhecer os custos envolvidos nas operações e encontrar os gargalos que atrapalham os lucros.
Dedique uma parte do seu tempo para descobrir as causas dos problemas e as soluções. Tenha disciplina e exija isso da sua equipe. Evite o uso de dinheiro ou reembolso por meio de notas e recibos, pois essas despesas tendem a ser maiores.
Outro ponto importante é a manutenção da sua frota. Veículos novos e que estejam em um bom plano de revisão podem funcionar melhor do que outros. Em transporte, vale a pena prevenir do que remediar. Ou você pode terceirizar uma parte desse serviço.
Terceirize uma parte da sua frota
A contratação de motoristas autônomos se revela uma opção viável para a redução de custos e a otimização de pagamentos na empresa de transporte. No entanto, é necessário ficar atento a alguns pontos que envolvem esse tipo de parceria de trabalho.
O seguro é uma obrigação de quem contrata, ou seja, da sua empresa. A negociação e o pagamento de uma viagem também são feitos diretamente com o motorista, seguindo as normas da Agência Nacional de Transportes Terrestres.
Fique atento porque a tributação para esse tipo de serviço é diferenciada, cabendo à empresa recolher as taxas de INSS, SEST/SENAT, ISS ou ISSQN e IRRF. Além disso, o motorista precisa emitir nota fiscal.
Invista em novas formas de pagamento
O investimento em novas formas de pagamento facilita bastante a gestão financeira da sua empresa de transporte. Uma dessas formas é o cartão pré-pago, que serve para motoristas de frota, representantes comerciais e vendedores.
Esses profissionais precisam de uma cobertura durante o trabalho que, dependendo do caso, envolve alimentação, transporte, combustível, hospedagem, credenciamento em eventos, telefonemas e outros.
Como os profissionais encontram-se a serviço da empresa, ela pode optar por uma política de reembolso — algo que não é tão vantajoso — ou uma forma de pagamento eficiente e que permite um controle mais apurado, como o cartão pré-pago.
Por meio do controle de caixa que citamos anteriormente, é possível prever gastos e disponibilizar esse valor ao colaborador para que ele utilize em sua viagem corporativa. A comprovação dos gastos é feita diretamente no cartão, já que ficam registradas todas as transações e estabelecimentos no qual ele foi utilizado.
Ao estimar os custos envolvidos em uma diária, o que vale, inclusive, para o motorista autônomo, sua empresa consegue determinar um valor justo para cobrir as despesas da viagem corporativa. Isso evita surpresas com gastos não previstos.
O cartão pré-pago pode ser feito sob medida, com o nome do colaborador e uma senha única. Como é recarregável, sua empresa pode adicionar novas quantias a qualquer momento — inclusive para cobrir despesas de última hora.
No entanto, temos a consciência de que trabalhar com transportes leva a sua empresa para os mais diversos rincões do país e que não é em todos que se encontra uma máquina de cartão. A boa notícia é que o cartão pré-pago permite saque em um caixa eletrônico.
Destacamos também a versatilidade do cartão pré-pago no pagamento de contas via boleto e compras em lojas virtuais — o que pode ajudar a reduzir os seus custos. A reserva de uma hospedagem e o pagamento dela podem ser feitos por meio desse cartão.
Observe que o cartão pré-pago faz parte das melhores e mais inovadoras práticas para lidar com pagamentos em empresas de transporte. Os profissionais não ficam mais presos aos recibos, notas fiscais e reembolsos, pois têm em mãos o valor estimado para os seus custos.
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