O planejamento dos custos com eventos é uma das tarefas mais importantes no processo de organização deles — e também uma das que representa um grande desafio. Para se atingir os objetivos de um evento, você e sua equipe precisam mobilizar todos os recursos necessários, contudo, evitando desperdícios.
Todo o dinheiro que sai do caixa é destinado à organização, divulgação e realização do evento. Isso nos mostra que é fundamental contabilizar despesas, lucros, perdas e demais custos para que seja possível fechar a conta e não sair no prejuízo. É necessário ficar atento também à otimização dos processos.
Continue a leitura e conheça 5 formas de reduzir custos e otimizar processos na organização de eventos.
1. Faça o planejamento financeiro com antecedência
O planejamento financeiro precisa ser bem feito e, de preferência, com a antecedência necessária para que você consiga tomar as melhores decisões. Isso possibilita também adequar novas necessidades ou objetivos à verba disponível, sem que o limite do orçamento seja extrapolado.
A falta de antecedência no planejamento pode prejudicar a sua busca por parceiros, fornecedores e suprimentos que tenham um custo menor. Diante de orçamentos altos, você necessita de tempo para ir atrás de alternativas para obter, no mínimo, o mesmo padrão de qualidade.
Ao ignorar a necessidade de planejar a parte financeira antecipadamente, você expõe o evento a extremos — nos quais os custos serão altos ou baixos demais, ou seja, compromete a qualidade oferecida aos participantes ou o orçamento disponibilizado para a realização dele.
2. Separe os gastos fixos dos variáveis
Para reduzir custos de maneira eficiente na organização de eventos, você precisa conhecer quais são os gastos fixos e os variáveis. Isso facilita a tomada de decisões, pois determina o caminho que deve ser tomado em cada escolha que envolva produtos, serviços, fornecedores, parceiros e outros.
Os custos fixos são aqueles que existem independentemente da quantidade de pessoas que participará do evento, como a locação do lugar em que ele acontecerá. Isso também vale para o uso de tradutores, transporte, hospedagem, equipamento técnico, decoração e seguro.
Já os custos considerados variáveis são aqueles que sofrem alteração por causa da quantidade de pessoas que participam do evento. É o caso da alimentação, vagas no estacionamento, número de manobristas, quantidade de computadores ou móveis como mesas e cadeiras, além de outros.
3. Pesquise e negocie quantas vezes for preciso
Não existe uma fórmula válida para a realização de todos os eventos, pois cada um tem suas características e particularidades. Dessa forma, é necessário dedicar um tempo para pesquisar e negociar todas as possibilidades que atendam às necessidades do seu evento.
Além de conversar com os parceiros e fornecedores com o qual já trabalha e está acostumado, verifique outras opções. Existem plataformas na internet e em aplicativos que reúnem diversas possibilidades para eventos, desde locação de espaços até decoração.
O uso de um sistema de gestão ou planilha de controle também é fundamental para que você organize as opções encontradas. E não tenha medo de negociar, pois nem sempre o valor ofertado é o real. Tudo é passível de negociação, principalmente porque esses parceiros e fornecedores querem trabalhar tanto quanto você.
4. Prepare-se para os imprevistos e fique de olho nas prioridades
Imprevistos acontecem e não há como fugir deles. Contudo, você tem como contorná-los quando eles envolvem os custos de eventos. Ao negociar com seus parceiros e fornecedores, você alcançará valores mais competitivos e pode obter uma sobra no caixa para utilizá-la nos imprevistos.
Isso demonstra o quanto é importante trabalhar com uma margem de erro, pois permite a cobertura de emergências e situações que precisam ser resolvidas. Além disso, todo e qualquer ajuste precisa ser analisado com cautela e, antes de autorizar mudanças, saber o que é, de fato, prioridade para o sucesso do evento.
Se você realiza todo e qual ajuste solicitado, fica à mercê de prejudicar a sobra no caixa e até deixar de cumprir o objetivo do seu evento. A quantidade de ajustes também demonstra o quão eficiente foi o seu processo de organização e comunicação com o cliente.
5. Adote uma forma de pagamento que seja prática para todos
Outra maneira de reduzir custos é obtida quando você adota uma forma de pagamento que seja prática e confira, ao mesmo tempo, independência e controle de todas as contas. Pode parecer complexo, mas não é. Basta imaginar o pagamento à vista ou em cartão de crédito, por exemplo.
Quando você saca dinheiro e entrega na mão da sua equipe, perde um pouco o controle da maneira como ele será utilizado. Notas fiscais podem sofrer alterações ou simplesmente não serem solicitadas — o que dificulta a comprovação dos gastos e o reembolso. Já o cartão de crédito pode ter um limite acima daquele que se pode usar.
Para contornar essa situação e alcançar o nível ideal de independência, controle e praticidade para os pagamentos do seu evento, é possível utilizar um cartão de crédito pré-pago. Você disponibiliza o valor desejado no cartão e pode acompanhar os gastos mesmo à distância.
O cartão de crédito pré-pago oferece uma utilização simples, tanto na opção crédito quanto para saques — o que pode ser feito em caixas eletrônicos da rede bancária 24 Horas. Caso necessite depositar qualquer valor, isso pode ser feito por meio de uma plataforma online.
Já imaginou contar com um cartão pré-pago para realizar a organização de eventos? Veja como é fácil fazer isso e muito mais com a solução da Edenred!
