Saiba como funciona o reembolso de despesas para funcionários

Por Equipe Edenred Pay
em 9 de maio de 2022
Saiba como funciona o reembolso de despesas para funcionários

É comum na rotina de uma empresa que o profissional precise se deslocar do local de trabalho, muitas vezes até para outras cidades, seja para comparecer a reuniões, conferências ou para atender clientes. Durante essas ocasiões, gastos com alimentação, transporte e hospedagem costumam ocorrer e precisam ser pagos pela empresa. Esse tipo de pagamento pode ser realizado através de um processo conhecido como Reembolso de Despesas.

Embora, em um primeiro momento, esse procedimento possa parecer simples, a instituição precisa ter bastante cuidado por dois motivos. O primeiro deles é o de garantir que o valor pago no reembolso de despesas realmente cubra os custos tido pelo profissional. Já o segundo é trabalhar para evitar possíveis fraudes.

Por essas razões, esse processo requer uma atenção especial da empresa. Veja como ele funciona e confira dicas! 

O que é reembolso de despesas para funcionários?

O reembolso de despesas consiste em devolver ao colaborador o valor que ele gastou, do próprio orçamento, para realizar uma atividade de trabalho. Esse tipo de procedimento é muito frequente em instituições nas quais a equipe viaja para atender clientes em outras cidades, além de também ser aplicado para equipes que atuam de forma externa, como Representantes Comerciais, por exemplo.

Quando isso acontece, por vezes, o profissional acumula despesas com passagem, alimentação, hotel, táxi, entre outros custos. Depois, ele precisa apresentar os comprovantes para a instituição na qual trabalha para conseguir ser restituído por meio do reembolso de despesas. 

Mas claro que nem tudo é reembolsável. Se um profissional resolver sair à noite para ir a um evento não relacionado ao trabalho, por exemplo, esse custo não será da empresa. De toda forma, é importante que antes da viagem a equipe tenha ciência do que será e do que não será aceito para o procedimento de reembolso de despesas.

Por isso, é de grande importância que todo negócio tenha uma política de reembolso de despesas. Nesse documento, é possível listar o que pode ser considerado uma despesa corporativa, além de definir valores, dias e horários em que a despesa será reembolsável. Assim, possíveis problemas entre os gestores e as equipe poderão ser evitados. 

Dentre os itens que comumente são listados como reembolsáveis estão:

  • alimentação do funcionário, almoço ou jantar de negócios com o cliente/prospect;
  • deslocamento: transporte de táxi, trem, avião, ônibus, carro de aplicativo, entre outros;
  • hospedagem;
  • internet;
  • telefone, entre outros.

Como o home office alterou o reembolso de despesas para funcionários? 

O home office já é considerado nas regras da CLT e vai além do reembolso de despesas. Nesse caso específico, o profissional acaba tendo custos diários para desenvolver o seu trabalho, dentre eles, o de luz, equipamentos e internet, por exemplo. 

Isso deve ser pago pela empresa e não pode fazer parte da remuneração. Além disso, esses valores podem ser negociados entre a instituição e o empregado.  No geral, os equipamentos que o profissional precisou comprar para desempenhar o trabalho em casa, podem ser pagos por meio do reembolso de despesa, desde que façam parte da política interna.

Uma alternativa a isso é a própria empresa oferecer o material de trabalho para o funcionário. Em suma, se a pessoa vai precisar de um computador para trabalhar, a empresa disponibiliza o aparelho ao colaborador,  e todas essas informações precisam estar documentadas.

Já as despesas mensais, que também devem ser custeadas pelo negócio, são consideradas no art. 2° da CLT. Nesse caso, a melhor alternativa para reposição do valor é por meio do reembolso de despesas, baseado nos comprovantes apresentados pelo colaborador.

O que a lei diz a respeito das políticas de reembolso em despesas corporativas?

Além dos gastos do home office, que são considerados na CLT, há também os casos nos quais o reembolso de despesas se refere aos gastos envolvidos em viagem corporativa e deslocamento entre clientes. Nesse caso, há diversas maneiras do procedimento ser realizado.

Uma das formas comumente adotadas por diferentes setores é a chamada diária de viagem. Ela consiste em um valor fixo, que é pago ao funcionário para que ele fique o dia fora da cidade na qual atua. Essa diária é para cobrir os gastos de alimentação e hospedagem.

Já os custos de transporte, como variam muito, costumam ser pagos à parte, por meio de comprovante. Por exemplo, se o colaborador for viajar para a cidade vizinha, a empresa já pode ter uma diária estipulada em R$ 200 para que ele se alimente e pague o hotel.

Já para viagens fora do estado, os valores podem ser outros, tendo em vista que o custo de hospedagem pode acabar sendo maior. Enfim, todas essas informações deverão ser deixadas em claro para a equipe, assim como fazer parte da política de reembolso de despesas da instituição. 

Outra possibilidade é solicitar que o colaborador comprove cada gasto. A pessoa pode fazer o envio da cópia da nota fiscal e demais comprovantes por meio eletrônico, por exemplo. Tudo o que for gasto e for considerado como reembolsável, precisa ser somado e devolvido ao profissional. 

Existe ainda a opção de realizar um adiantamento para as despesas de trabalho. Nesse caso, é feito um cálculo aproximado dos custos da viagem e o valor é transferido para o profissional. Este, por sua vez, deverá comprovar os gastos por meio de nota ou cupom fiscal.

Caso o adiantamento de viagem não seja suficiente, a empresa paga o que faltar posteriormente. Já se sobrar dinheiro do adiantamento, o colaborador deve devolver após a viagem. 

Por fim, é preciso destacar que o reembolso de despesas não faz parte do salário. Dessa forma, perante a legislação não há a incidência de encargos trabalhistas nessas quantias. 

Como organizar o processo de reembolso de despesas da empresa?

É possível realizar o processo de reembolso de despesas manualmente ou automaticamente. Veja a diferença entre os dois.  

No manual 

Apesar de demorada e burocrática, essa é ainda a forma mais usada. No geral, a pessoa que vai receber um valor para pagamento de despesas preenche um formulário e lança os dados, um a um, no documento. Embora o procedimento seja comum,a incidência de erro humano é grande. Afinal, será preciso colocar os itens, somar e entregar à empresa, com as notas em anexo.

Além da possibilidade de haver algum erro na soma, existe também a chance de um cupom fiscal se apagar ou da impressora falhar na hora do preenchimento da nota, deixando o documento ilegível. Isso pode gerar um transtorno desnecessário e erros no pagamento, para mais ou para menos. 

No automático

Para evitar os erros que podem acontecer no processo manual, muitas empresas optam por usar um software de reembolso. Dessa forma, o procedimento se torna mais seguro, ágil e simplificado. Além disso, permite que o gestor acompanhe os custos da viagem em tempo real, já que o colaborador pode fotografar os comprovantes e lançar no sistema. 

Também existem soluções no mercado focadas em gestão de despesas corporativas. Elas permitem que o valor seja creditado previamente em um cartão para que o funcionário tenha liberdade e facilidade de uso, sem a necessidade de onerar recursos próprios temporariamente para realizar seu trabalho. Atualmente estas soluções agregam inteligência e automatização com Reportes e Aprovação de Despesas através de aplicativos integrados com plataformas de gestão online. As plataformas são verdadeiras aliadas à política de reembolso de cada empresa, permitindo a parametrização de regras de uso por dia, horários e locais de funcionamento do cartão, facilitando também a interação entre gestor e funcionário para solicitação de verba adicional em casos de atividades que demandam deslocamento emergencial ou até mesmo adicionar mais dias a uma viagem corporativa.

Conclusão

O reembolso de despesas é obrigatório e deve ser feito sempre que o profissional tiver gastos para desenvolver o seu trabalho. Para normatizar o processo, é importante que a empresa tenha as suas regras internas e as deixe claras para o colaborador. 

O processo de restituição ainda é manual na maioria dos lugares, o que pode ocasionar possíveis erros no preenchimento da documentação. Por isso, muitas instituições estão adotando sistemas de automatização no processo, o que torna a operação mais segura e prática. 

Quer saber mais? Então veja dicas de como organizar os gastos com as viagens dos seus colaboradores.

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Equipe Edenred Pay

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