Como anda a gestão de despesas da sua organização? Está centralizada? Há um controle onde é possível prever prejuízos ou despesas desnecessárias? É utilizado um sistema com servidor, uma pilha de papéis? A sua empresa já levantou a possibilidade de realizar a gestão de despesas via aplicativo?
Sim, nós sabemos que analisar e controlar as entradas e saídas de verba exigem cuidados especiais. Não é fácil lidar com planilhas de pagamentos, documentação de colaboradores e fornecedores, além de uma série de dados provenientes de fontes diferentes, né? Isso pode dificultar o processo de análise e posterior planejamento de gastos, deixando a gestão financeira da empresa sempre com déficit.
Mas os tempos mudaram e hoje a tecnologia está a nosso favor. A gestão de despesas via aplicativo é um bom exemplo disso: ela facilita, garante segurança, comodidade e agilidade em processos que em alguns momentos são complexos ou burocratizados.
Quer entender melhor como funciona a gestão de despesas via aplicativo? O nosso artigo pode te ajudar!
Principais desafios da gestão de gastos corporativos
Um dos maiores vilões da gestão de gastos corporativos é o meio por onde ela é realizada. Outros vilões que merecem destaque são os gastos excessivos por parte do colaborador, falta de monitoramento desses gastos e ainda a gestão manual deles.
Mas os problemas não param por aí. Então, puxe já uma cadeira e vem conversar com a gente sobre cada um dos desafios da sua gestão financeira. Confira!
1. Tempo restrito para emitir relatórios de gastos
A gestão financeira de uma empresa tem prazos muito apertados no levantamento de dados. Alguns custos são mais previsíveis que outros, mas os gastos corporativos geralmente são bastante variáveis e com pouca documentação, pois, no dia a dia, é mais fácil perder notinhas fiscais de compras e recibos de despesas em serviços.
2. Conformidade com as políticas de viagem
A inexistência de uma política de viagens ou, ainda, a falta de estruturação para seguir conforme alguma já definida, desafiam até os gestores financeiros mais experientes. Afinal, sem uma agenda de viagens do colaborador, sem uma determinação de quais despesas são aceitáveis, sem um orçamento estabelecimento, e assim por diante, fica quase impossível manter as movimentações do caixinha equilibradas.
3. Falta de informações detalhadas do gasto
Como se não bastasse a falta de planejamento dos orçamentos das viagens corporativas, aquelas que são realizadas podem ter seus gastos pouco rastreáveis. Além de ser uma dor de cabeça para o gestor, também é para quem faz uso das viagens e não tem tempo para lidar com detalhes de recibos e nem para lembrar de separar qual é o seu dinheiro pessoal e qual a verba é da empresa.
4. Refém de fraudes
Esse é um dos pontos mais delicados na gestão de gastos corporativos. A identificação e o rastreio de fraudes é muito difícil, e depende por vezes das informações enviadas por quem fez uso da verba. Mas, a exemplo do desafio anterior, em que o funcionário raramente dá atenção a detalhes importantes do controle de verba, a fraude pode passar sem solução.
5. Falta de mobilidade
Quinto desafio, mas não menos importante. Pelo contrário! Um dos maiores culpados de uma gestão de despesas ineficiente é a gestão manual de processos que impossibilita o acesso de dados de qualquer lugar e a qualquer hora. Assim, ou o gestor fica refém de papeladas ou de sistemas não compartilhados.
Por que o mobile te ajuda a enfrentar esses desafios
A digitalização da gestão financeira do negócio é um grande passo que otimiza tempo e equipe e recursos. Realizar a gestão de despesas via aplicativo, por exemplo, já é realidade entre muito empreendedores no país.
O mercado é adepto de apps
Temos um mercado mundial promissor no desenvolvimento de aplicativos e plataformas que auxiliam na rotina de um empreendimento, desde o controle da escala de trabalho de fornecedores até o controle das receitas e despesas da empresa.
Tudo mais simples e com menos riscos
Um aplicativo de gestão financeira sintetiza uma ação simples como a prestação de conta por viagem a trabalho, que seria realizada por diversas pessoas em diferentes etapas, envolvendo documentos passíveis de rasura ou perda.
Maior controle de gastos
Um aplicativo também permite ao gestor financeiro o acompanhamento de perto da movimentação financeira do seu negócio, principalmente no que diz respeito às saídas, ou seja, os gastos. Assim, o gestor estabelece um teto de custo e pode monitorá-lo via app.
Histórico das transações
Toda a tramitação fica registrada, o que facilita a consulta posterior aos dados, identificando áreas de maior ou menor gasto. Isso possibilita um gerenciamento de custos mais equilibrado com a receita da empresa para que a margem de lucros mantenha-se sempre dentro da meta.
Segurança e eficiência
Além disso, e não menos importante, o aplicativo oferece ao gestor mais segurança no manejo financeiro e agilidade ao executar diversos tipos de ações. Alguns exemplos disso são pagamentos de funcionários, parceiros, diária, locação de material, transporte, entre outros, de forma descomplicada em uma só plataforma.
Já deu para perceber a economia de tempo enorme em que isso resulta e que pode ser destinada para outra atividade na empresa. O caráter móvel do dispositivo, por sua vez, permite que o controle e gerenciamento via aplicativo sejam realizados de qualquer lugar. Muito bom, ein?
6 dicas para escolher um aplicativo para sua gestão de despesas corporativas
Nós já elencamos os desafios mais básicos da gestão de gastos que o seu time pode enfrentar no dia a dia e você também pôde entender as vantagens do mobile frente a elas. Agora chegou a hora de entender como escolher o melhor aplicativo para essa gestão. Vem conferir!
1. Ter foco na gestão de gastos corporativos
Quando falamos em gestão de gastos via aplicativo, não estamos sugerindo quaisquer aplicativos. É essencial contar com uma aplicação desenvolvida para atender as especificidades dessa área, assim você pode realizar tudo o que precisa em um só lugar, em vez de buscar “1001 utilidades” em diferentes aplicativos e plataformas.
2. Atenção às funcionalidades do app
Já que é preciso encontrar um aplicativo que atenda bem às demandas da sua gestão financeira, foque nas funcionalidades que ele oferece. A prestação de contas do funcionário ou colaborador em viagem pela empresa, por sua vez, também deve ser digitalizada.
Dessa forma, pense: é preciso de um aplicativo com área destinada ao upload de fotos e imagens de cupons e notas fiscais? Os gastos corporativos da empresa contemplam viagens corporativas, contratações temporárias e locações de veículos?
Então, o aplicativo a ser escolhido deve permitir a tramitação financeira de todas essas atividades.
3. Flexibilidade nas transações
Para realizar gestão de gastos via aplicativo, é preciso ter em mente que imprevistos sempre podem acontecer. Por exemplo: a alteração emergencial e sem demora de um saldo que havia sido previamente estabelecido.
O aplicativo deve estar a serviço da empresa, portanto, ele precisa ser flexível para todas as situações que podem ocorrer com seu time.
4. Permite acompanhamento em tempo real
Chega de demora no registro e na atualização das despesas corporativas em sua empresa. Você precisa contar com dados de fácil análise em mãos, ter relatórios simplificados e tomar decisões rápidas.
Então, opte por um aplicativo que permita acompanhar os gastos ao passos que eles são realizados. Desse modo, além de identificar novos padrões de uso da verba, também é possível corrigir erros ou intervir em casos de violações e fraudes da política de gastos da sua empresa.
5. Acelera o reembolso
Desde o início deste texto, estamos falando sobre uso do tempo e da necessidade de agilidade. Com a transferência da gestão manual para a gestão de despesas via aplicativo, o reembolso ou a aprovação de saldo podem ser realizados com poucos cliques.
A sua gestão ganha em desempenho e em performance!
6. Não se esqueça da segurança
No quesito segurança, é preciso que o aplicativo crie sistemas de bloqueio e liberação do saldo pelo gestor, para evitar uso indevido do recurso.
Além da comodidade, segurança e agilidade já mencionados, a ideia de utilizar o app se dá também pela interface prática e de uso intuitivo, totalmente focada na experiência do usuário, apresentando claramente os dados e informações que se precisa consultar.
Agora que você conhece a praticidade que há na gestão de despesas via aplicativo, saiba como o Ticket Empresarial 2.0 pode digitalizar sua empresa e ajudar no controle de gastos.
